Kantoorruimte gevonden? Zo wordt jouw bedrijfsverhuizing een succes

Het inslaan van verhuisdozen kan beginnen, net als 20.000 á 30.000 andere Nederlandse bedrijven per jaar verhuis jij met jouw bedrijf naar een andere kantoorlocatie. Planning, coördinatie en communicatie zijn sleutelwoorden in dit proces. Denk aan de ICT-voorziening, geef adreswijzigingen door, denk na over de kantoorinrichting en plan misschien alvast een openingsfeestje. Let’s go!

Alles begint met een goede voorbereiding: wijs een aanspreekpunt aan voor de bedrijfsverhuizing

Na het zetten van de handtekening onder het huurcontract (of koopcontract) van je nieuwe kantoorruimte is het verstandig om direct stappen te zetten om niet in tijdnood te komen voor de verhuizing. Start met het maken van een goede taakverdeling. Wie is het aanspreekpunt onder collega’s? En is hij of zij ook het aanspreekpunt voor externe partijen? Hoe dan ook, het lijkt ons een taak voor een Office Manager, Facility Manager of een persoon die verantwoordelijkheid kan dragen, goed kan plannen en daarnaast overzicht kan houden.

Wijs iemand aan als aanspreekpunt voor de bedrijfsverhuizing en verzamel om hem of haar een ‘Verhuiscommissie’, zodat alles in goede banen geleid kan worden

Verzamel om deze persoon heen een clubje werknemers en bombardeer hen bij wijze van spreken tot ‘Verhuiscommissie’. Als deze commissie dit blog print, is er een goede houvast om alles in goede banen te leiden. En daarnaast een basis om een draaiboek in elkaar te zetten voor de komende periode. Plan trouwens direct een definitieve datum voor de bedrijfsverhuizing naar je nieuwe kantoorruimte.

Wees duidelijk richting het personeel: beperk voorraden en sla verpakkingsmaterialen in

Goed om eerst te communiceren richting de rest van het personeel: wat wordt er van hen verwacht? Verstandig om hierbij te letten op het inslaan van spullen. Hoe meer spullen je inslaat voor de bedrijfsverhuizing, hoe meer er daadwerkelijk van A (je oude kantoorruimte) naar B (je nieuwe kantoorruimte) gesleept zal moeten worden. Probeer het personeel er bewust van te maken dat de voorraden beperkt moeten blijven.

Sla ook alvast verpakkingsmaterialen in, zodat het personeel beetje bij beetje kan starten met het inpakken van spullen. Bij het aanschaffen hiervan moet je letten op de verschillende groottes van het materiaal. Voor de kleinere spullen volstaat bubbeltjes plastic, wat piepschuim en dozen uiteraard. Maar voor grotere spullen – denk aan bureaus, bureaustoelen en kasten voor je kantoorruimte – zijn verhuisdekens ideaal. Zo voorkom je ook (de meeste) schade. Win-win!

Check je verzekering en kom niet voor verrassingen te staan na de bedrijfsverhuizing

Over schade gesproken… We zijn allemaal mensen en een ongelukje kan natuurlijk gebeuren. Het is daarom niet overbodig om even contact op te nemen met de inboedelverzekeraar en navraag te doen of jouw spullen ook tijdens een verhuizing naar een nieuwe kantoorruimte verzekerd zijn. Als je gebruik maakt van een verhuisbedrijf (waar we later in dit blog nog op komen), zit een verzekering in de meeste gevallen bij in de service. Echter: je kunt beter het zekere voor het onzekere nemen natuurlijk.

Als je net zoveel spullen wilt verhuizen als in deze algemene ruimte in het kantoorpand aan de Emmasingel in Eindhoven staan, dan is het verstandig om je verzekering te dubbelchecken.

De ICT-voorziening in je nieuwe kantoorruimte

Misschien heb je iemand in dienst die de elektra kan aansluiten in je nieuwe kantoorruimte of dat je een externe partij laat zorgen dat alles werkt, hoe dan ook: het moet worden geregeld voordat je operationeel bent in je nieuwe kantoorruimte. Telefoonlijnen, draadloos internet en andere aansluitingen (denk bijvoorbeeld aan de koffiemachine die moet werken, anders heeft je collega wellicht nog meer last van zijn ochtendhumeur).

En kijk ook meteen even naar de ontvangst met je mobiele telefoon in de kantoorruimte. In ons artikel ‘Zo verbeter jij in de kantoorruimte de ontvangst met je mobiele telefoon’ krijg je een aantal tips. Anno 2019 kunnen bedrijven niet zonder goed werkende elektra en mobiele ontvangst, zorg dus dat dit geregeld is voordat de verhuizing naar je nieuwe kantoorruimte begint.

Heb je ook zo'n fraaie koffiemachine? Zorg in ieder geval dat je machine klaar is om gebruikt te worden in je kantoorruimte...

Schakel de hulp in van een verhuisbedrijf (of niet)

De meeste (grote) bedrijven zorgen dat een professioneel verhuisbedrijf het grootste deel van de verhuizing naar de nieuwe kantoorruimte op zich neemt. Waarom? Een professioneel verhuisbedrijf heeft de kennis en ervaring om een bedrijfsverhuizing zo efficiënt mogelijk te laten verlopen. Daarnaast geven ze je advies en bieden ze ondersteuning tijdens de voorbereiding op de verhuisdag. Een soort uitgebreidere variant van hetgeen wij hierboven allemaal hebben toegelicht. Daarnaast bespaart het jezelf stress en, niet onbelangrijk, veel tijd.

Het bespaart zeker tijd als je besluit om de bedrijfsverhuizing naar je nieuwe kantoorruimte in het weekend te laten plaatsvinden. Zodoende hoeven de werkzaamheden niet stil komen te liggen. Nadeel? Verhuisbedrijven rekenen in het weekend doorgaans verhuistoeslagen. Hierbij moet je denken aan zo’n 25% op zaterdagen, terwijl op zondagen het percentage kan oplopen tot zo’n 75%. Keuzes… Wat wel belangrijk is: vaak zijn de kosten van een bedrijfsverhuizing naar je nieuwe kantoorruimte fiscaal aftrekbaar. Tip: vraag het vooraf even na bij een belastingadviseur!

Een professioneel verhuisbedrijf heeft de kennis en ervaring om een verhuizing zo efficiënt mogelijk te laten verlopen. Daarnaast geven ze je advies en bieden ze ondersteuning tijdens de voorbereiding op de verhuisdag

Verstuur verhuisberichten, geef adreswijzigingen door en pas je eigen materiaal aan

En vergeet ook niet om verhuisberichten op te stellen. Laat partnerbedrijven, leveranciers en klanten weten dat jouw bedrijf van Adres A naar Adres B verhuist, zo komen ze niet voor verrassingen te staan. De ervaring leert overigens dat er nogal een tijd overheen gaat voordat daadwerkelijk alles en iedereen het nieuwe adres van de kantoorruimte heeft opgeslagen. Geduld dus!

Hieronder een opsomming van communicatiemiddelen waaraan je moet denken bij een bedrijfsverhuizing naar een nieuwe kantoorruimte:

• Adreswijzigingen doorgeven aan alle relaties, de Kamer van Koophandel, de bank, de Belastingdienst en de verzekeringsmaatschappij; 
• Mailhandtekeningen van het personeel updaten;
• De locatie op Google Maps laten wijzigen;
• Lopende advertenties actualiseren;
• Het adres op je website veranderen (en eventueel een berichtje op de website dat je bent verhuist);
• Briefpapier, folders, brochures, verpakkingen, enveloppen, merchandising en andere objecten waar het adres op vermeld staat aanpassen.

Nieuwe kantoorruimte, nieuwe kantoorinrichting?

Naast het doorgeven van adreswijzigingen is het ook belangrijk om na te denken over de kantoorinrichting, voordat ‘De Grote Verhuisdag’ aanbreekt. We horen vaak dat bedrijven die een nieuwe kantoorruimte betrekken, ook direct gaan voor een geheel nieuwe kantoorinrichting. Zoals je leest in dit blog, komt er veel kijken bij de zoektocht naar kantoorruimte en de bedrijfsverhuizing die daarna volgt.

Daarom vinden vele bedrijven het ideaal om de kantoorinrichting uit te besteden aan externe partijen. De oplossing? Officeplanner! Het designinrichtingspakket van SKEPP dat zich kenmerkt door de hoge mate van flexibliteit, Activity Based Werken en de keuzevrijheid in afnemen (huur, huurkoop of koop). Bekijk onderstaande video en doe inspiratie op voor je eigen kantoorruimte. 

In deze video zie je meer over Officeplanner en waarom het ook voor jouw bedrijf de ideale oplossing voor de kantoorinrichting van jouw kantoorruimte is. 

Het is verstandig om je bedrijfsimago direct een boost te geven met de kantoorinrichting als je een nieuwe kantoorruimte hebt. Door een gratis en vrijblijvend inrichtingsvoorstel op maat te laten maken door de Personal Designer van SKEPP wordt gezorgd voor een inrichting die precies aansluit bij jouw bedrijf en kantoorruimte. Vele bedrijven gingen je voor. Kies je voor huur? Dan kun je maandelijks je meubilair op- of afschalen. Over de transport en montage hoef je je geen zorgen te maken, dit wordt geregeld. Een stukje ontzorging naast de flexibiliteit van het hoogste niveau!

Speel bij de bedrijfsverhuizing in op de toekomst met de nieuwste tech-oplossingen voor je kantoor

Als je dan toch gaat verhuizen naar een nieuwe kantoorruimte en nadenkt over de kantoorinrichting, kan het ook verstandig zijn om een ‘technologieslag’ te maken. Het is misschien een klein beetje een zijweggetje in een blog over de bedrijfsverhuizing, maar we willen je het toch niet onthouden. Tegenwoordig zijn er namelijk vele tech-oplossingen die het leven op kantoor een stuk gemakkelijker kunnen maken. Denk aan keyless access, Dynamic Glass en The Meeting Owl.

Termen die je wenkbrauwen doen fronsen? Dat is helemaal niet gek! Echter kan het geen kwaad om een blik te werpen op technologische faciliteiten die jouw bedrijf én kantoorruimte naar een hoger plan kunnen tillen en waarmee je bijblijft met de nieuwste ontwikkelingen op tech-gebied. Klik op onderstaande button en je weet straks precies waarom The Meeting Owl interessant kan zijn voor de nieuwe kantoorruimte van jouw bedrijf!

Tech-oplossingen voor je nieuwe kantoorruimte

Vergeet ‘kleine dingen’ niet tijdens de bedrijfsverhuizing naar je nieuwe kantoorruimte

Na de voorbereiding, het contact met verhuisbedrijven, het besluit over een eventuele nieuwe kantoorinrichting en het communiceren over een nieuw adres, is daar het moment van de waarheid: de dag van de bedrijfsverhuizing naar de nieuwe kantoorruimte! Het aanspreekpunt en de ‘Verhuiscommissie’ hebben alles zeer waarschijnlijk tot in de puntjes geregeld en met de expertise van het verhuisbedrijf moet het goed komen op de dag van verhuizing.

Echter kunnen er altijd ‘kleine dingen’ tussendoor glippen. Zorg bijvoorbeeld dat er afgezette plaatsen zijn waar verhuiswagens kunnen parkeren. Het liefst dichtbij de ingang, zodat de bedrijfsverhuizing het meest efficiënt verloopt. En codeer zowel in het oude als nieuwe pand de kantoorruimten. Zo weten alle verhuishulpen wat op welke plek moet komen. Dit voorkomt nog veel werk achteraf.

En vergeet bijvoorbeeld niet de catering te verzorgen of uit te besteden. Wie hard werkt, verdient het om te worden voorzien van een verse lunch, voldoende drinken en een eventuele versnapering tussendoor. Het is bovendien verstandig om direct even een goede band met eventuele buren op te bouwen. Ga even langs, vraag of ze overlast ervaren en neem eventueel een (klein) presentje mee. Een kopje koffie met je nieuwe buur kan overigens ook geen kwaad. Beter een goede buur, dan…

Als jouw nieuwe kantoorpand beschikt over een restaurant net als in het pand aan de Atoomweg in Utrecht, dan is een goede catering op de verhuisdag zo geregeld natuurlijk.

Bijna klaar! Laat je oude kantoor netjes achter en plan een open huis

De verhuizing zit erop, tijd om de beentjes hoog te leggen! Toch nog niet helemaal, zorg dat je het allemaal goed afsluit. Hoe? Laat verhuismateriaal – denk aan verhuisdozen, codeermateriaal en verpakkingsmateriaal – op een centrale plek inleveren. Loop daarnaast een rondje door je kantoorruimte: is alles juist uitgevoerd? Staan alle spullen op de juiste plek?

En niet onbelangrijk: kijk nog even om naar je oude kantoorruimte, laat het nog een keertje schoonmaken zodat je het netjes achterlaat. En als je dan toch bezig bent… pak direct de nieuwe kantoorruimte mee, zodat iedereen de volgende werkdag op een schone plek kan starten!

Vraag je personeel even of ze tevreden zijn, nog wat missen en of alles naar behoren werkt. Is er schade na de bedrijfsverhuizing? Neem dan even contact op met de verzekering. Als al dit soort taken achter de rug zijn, kun je de agenda erbij pakken. Tijd voor een open huis op je nieuwe locatie; organiseer een borrel voor het personeel, alle relaties en andere bekenden. Proost!

Na het zien van de video weet je hoe je snel en eenvoudig kantoorruimte vindt.

Nog niet toe aan de verhuizing en nog op zoek naar kantoorruimte?

Nu ben je helemaal op de hoogte van het reilen en zeilen van een bedrijfsverhuizing, maar het kan dat je nog niet zover bent en nog op zoek bent naar een nieuwe kantoorruimte. Dan is het verstandig om contact op te nemen met de vastgoedconsultants van SKEPP. Zij helpen je bij het vinden van de perfecte kantoorruimte. Hoe? Dat zie je in de video hierboven. Na het vinden van een kantoorruimte, doe je vervolgens je voordeel met de tips voor de bedrijfsverhuizing in dit blog!

Neem contact op