Zoveel vierkante meter kantoorruimte heb je nodig per persoon

Na het lezen van dit blog maak jij de perfecte match tussen het aantal personen waarvoor je kantoorruimte zoekt en de hoeveelheid kantoorruimte (in vierkante meters) die je nodig hebt om prettig te kunnen werken. Daarnaast kun je met de SKEPP m2 kantoorruimte calculator precies berekenen wat je aan kantoorruimte en andere ruimten nodig hebt. Deze calculator vind je verderop in dit blog. 

Kantoorruimte nodig? Je vindt bij SKEPP de perfecte kantoorruimte die past bij jouw organisatie:

Bekijk kantorenaanbod

Wettelijke voorschriften ten aanzien van de hoeveelheid vierkante meters kantoorruimte

In artikel 3.19 van het 'arbeidsomstandigheden besluit' wordt gesproken over de afmetingen en bewegingsruimte die een arbo-technisch verantwoorde werkplek in zich moet hebben. Deze lees je hieronder:

1. De afmetingen van de arbeidsplaats (werkplek) zijn dusdanig dat werknemers zonder gevaar voor eigen veiligheid en gezondheid kunnen werken;
2. In aanvulling op het eerste lid dienen werknemers over voldoende bewegingsruimte te beschikken;
3. Mocht in verband met de aard van de werkzaamheden niet aan het tweede lid van artikel 3.19 kunnen worden voldaan, dan moet er in de nabijheid van deze werkplek(ken) een andere open/besloten ruimte aanwezig zijn waar voldoende bewegingsvrijheid is voor de betrokken werknemers.

Het positieve aan deze voorschriften is dat er alleen duidelijk aangegeven wordt dat je werknemers (of collega's) voldoende ruimte moeten hebben om zonder risico hun werkzaamheden te kunnen uitvoeren. Je zult dus niet snel de wet overtreden wat betreft het minimum aantal vierkante meters wat jij jouw werknemers/collega's moet bieden.

Om de maandelijkse kosten laag te houden is het goed om te weten hoeveel kantoorruimte je precies nodig hebt

Helaas weet je nu nog steeds niet hoeveel vierkante meter kantoorruimte je het beste kunt kiezen per persoon. Echter, in de NEN 1824 uit 2010 zien we de eerste 'aan te bevelen vierkante meters per kantoorgebruiker' terug.

Werken in Economyclass kantoor afmetingen

Het minimum aantal vierkante meters per persoon volgens de NEN normen

In de 'NEN 1824:2010 nl' staat beschreven uit hoeveel vierkante meter een werkplek tenminste moet bestaan. Enkele normen waar je aan moet voldoen zijn:

• Tenminste 4 vierkante meter per persoon;
• 1 vierkante meter voor een beeldscherm (plat);
• 1 vierkante meter voor lees- en schrijfwerk;
• 1 vierkante meter voor een ladekast (al dan niet verrijdbaar).

Tel je dit aantal vierkante meters bij elkaar op, dan zie je dat een werknemer tenminste 7 vierkante meter werkruimte nodig heeft. Er zijn daarop nog enkele aanvullingen, zoals extra ruimte voor het uitleggen van tekeningen (handig voor architecten, interieurstylisten enzovoort) en extra ruimte om te vergaderen. Op basis van (de wettelijke) 7 vierkante meter per persoon kom je op onderstaande metrages per persoon uit:

7 vierkante meter kantoorruimte per persoon: soms teveel en soms te weinig!

Het lastige aan bovenstaande tabel is dat 7 vierkante meter (netto) voor 1 persoon ruim voldoende is, maar 700 vierkante meter voor 100 personen in de praktijk echt te weinig is. Zo huur je in de praktijk voor 4 personen heel vaak een ruimte van 19,44 vierkante meter (netto). Dat heeft te maken met het stramien van kantoorgebouwen.

Bijna elk kantoorgebouw in Nederland, gebouwd na 1970, bestaat uit een stramien van 1.80 en veelvouden hiervan (3.60/5.40/7.20). Een ruimte voor 4 personen heeft dan ook bijna altijd de afmetingen van 3.60 (breed) x 5.40 (lengte). Dat maakt een totaal van 19,44 vierkante meter netto. Hiermee zou geen enkele verhuurder (en dus ook huurder) voldoen aan deze regelgeving. Gelukkig gelden er uitzonderingen, welke je kunt vinden onder 'Minder (netto) vierkante meters kantoorruimte huren dan de NEN voorschrijft? Dat mag!' in dit blog.

Er zijn nog enkele aanvullingen op de 7 vierkante meter per persoon die vereist is. Deze werkplaatsnormen zie je hieronder op een rijtje:

• Tenminste 2 vierkante meter per persoon voor een vergaderruimte;
• 1 vierkante meter ruimte voor het uitleggen van tekeningen;
• 2 vierkante meter ruimte voor een ander type beeldscherm (in plaats van 1 m2 bij een plat scherm).

Let op (!) deze ruimte(n) hoef je dus niet perse beschikbaar te hebben voor je werknemers/collega's. Niet elk bedrijf heeft namelijk ruimte nodig om tekeningen uit te leggen. Daarnaast zijn er business centers en kantoorconcepten die inpandig vergaderruimten beschikbaar hebben. Je hoeft deze meters niet perse zelf te huren.

Minder (netto) vierkante meters kantoorruimte huren dan de NEN voorschrijft? Dat mag!

De Rijksoverheid ziet normen met name als middel om aan wettelijke eisen te voldoen. Dat betekent dat er verhuurders zijn die minder vierkante meters kantoorruimte te huur aanbieden dan wettelijk (lijkt) toegestaan. Maar hoe kan dat dan en mag dat wel?

Het antwoord is 'ja, dat mag'. Het doel van de overheid is om veilige en gezonde kantoorinrichtingen te creëren voor werknemers. Dat een minimum aantal vierkante meter 'eigen kantoorruimte' daarbij voor de hand liggend is, is logisch. Maar niet verplicht! Veel verhuurders van kantoren zorgen er tegenwoordig namelijk voor dat er een sociaal hart aanwezig is, dat er vergaderruimten zijn en dat er gemeenschappelijke stilte- en/of (flex)werkplekken voorhanden zijn.

Door deze gemeenschappelijke voorzieningen kun jij als huurder met nog minder vierkante meters toe. Je huurt dan minder netto vierkante meters, maar krijgt daarbij de mogelijkheid om in gemeenschappelijke ruimten te werken. Deze trend die enkele jaren geleden is ingezet, zal naar verwachting de komende jaren doorzetten. Dat betekent voor jou als huurder minder meters, maar meer ruimte.

Eigenlijk maak je dus zelf de afweging: bewegingsruimte of knus werken? Wil je gebruik maken van gemeenschappelijke voorzieningen of wil je zelf over alle faciliteiten (keuken, toiletten, vergaderruimte et cetera) beschikken? Hierover lees je hieronder meer.

Gemeenschappelijke faciliteiten zoals een koffiecorner of bedrijfsrestaurant

Maak eerst deze belangrijke afweging: Wil je een ruime werkplek met veel bewegingsruimte of zit je liever knus?

Sommige werknemers willen graag veel bewegingsvrijheid, anderen vinden het prima om met 10 collega's op 20 vierkante meter (netto) te werken. Oei, dat is best lastig we zitten natuurlijk ook nog met netto vierkante meters (NVO) en met verhuurbare vierkante meters (VVO).

Je raadt het al: de perfecte hoeveelheid vierkante meters die voor jou en/of je collega's ideaal zijn om te werken betreft geen exacte wetenschap. Ga je op zoek naar een kantoorruimte en wil je de juiste keuze maken qua vierkante meters, stel jezelf dan de volgende vragen:

1. Ben ik voor mijn bedrijf op zoek naar ruime werkplekken of is het prima dat we dichter bij elkaar zitten? (Dat hoeft overigens niet per se 'opgepropt' te betekenen.)
2. Wil je met je bedrijf een eigen pantry/keuken, toilet, receptie en social space of kun je deze faciliteiten ook gewoon delen met andere huurders?
3. Indien je kiest voor ruime werkplekken en eigen faciliteiten, heb je dan ook het budget om dit daadwerkelijk te huren?

Zoals je inmiddels in voorgaande delen van dit blog hebt gelezen is er geen exact minimum metrage waar je werkplek aan moet voldoen. Er zijn wel NEN-richtlijnen, namelijk 7 vierkante meter per persoon, maar deze blijken lang niet altijd toereikend. Zo kan dit voor 1 persoon (netto) veel te veel zijn, terwijl 700 vierkante meter voor 100 personen lang niet voldoende is.

Comfortclass werken in een modern ingericht kantoor

Hoe kies je nou het juiste aantal vierkante meters kantoorruimte voor jouw bedrijf?

We beseffen dat deze blog nogal wat geduld van je vraagt. Maar om het juiste aantal vierkante meters te bepalen (in praktische zin, en daar houden we van) moet je iets meer weten over de achtergrond van metrages in kantoorgebouwen.

Zoals we eerder in dit blog al zeiden, hebben de meeste kantoren voor 4 personen in Nederland de afmetingen 3.60 x 5.40 (2x 1.80 * 3x 1.80). Het netto metrage van zo'n ruimte is dan 19,44 vierkante meter. Deze afmetingen van 3.60 bij 5.40 zijn niet geheel toevallig. Een bureau is namelijk meestal 80 centimeter diep terwijl de loopruimte voor gebruikers 1 meter moet zijn (inclusief bureaustoel), gemeten vanaf de achterkant van het bureau. Hier komt die 1.80 maatvoering weer naar voren. Zet je dus 2 bureaus tegenover elkaar, dan heb je een ruimte nodig die 3.60 breed is.

Tip: het is verstandig om bureaus altijd onder een hoek van 90 graden ten opzichte van ramen te positioneren. Dat werkt prettiger in verband met daglicht en/of zonlicht die je dan niet rechtstreeks in de ogen schijnt.

Plaats je bureau in een hoek van 90 graden bij het raam

Door middel van de calculator van SKEPP kies je altijd de juiste hoeveelheid vierkante meter kantoorruimte

Oké, nu ben je gekomen waar je echt wilt zijn. Je wilt namelijk 'gewoon' weten hoeveel vierkante meter kantoorruimte je nodig hebt om jouw werknemers/collega's te kunnen huisvesten. Hierbij is het allereerst belangrijk om te kiezen of je als bedrijf zijnde (1) economy-, (2) comfort- of (3) businessclass wilt zitten. Het verschil is te zien in onderstaande tabel:

* vanaf hier rekenen we met 5 m2 p.p. bij economyclass
** vanaf hier rekenen we met 6 m2 p.p. bij economyclass
*** vanaf hier rekenen we met 7 m2 p.p. bij economyclass
**** vanaf hier rekenen we met 8 m2 p.p. bij economyclass
***** vanaf hier rekenen we met 10 m2 p.p. bij economyclass

Zoals je ziet stijgt het benodigde metrage per persoon naarmate je met meer personen op zoek bent naar kantoorruimte. Dat is ook logisch, want scale-ups en corporates kiezen er vaak voor om meer eigen voorzieningen te hebben. Eigen vergaderruimten, toiletten, pantry's et cetera. Zo hoef je als grotere onderneming geen voorzieningen meer te delen.

Bereken je aantal vierkante meters met de SKEPP m2 kantoorruimte calculator

Nu is het tijd om zelf te berekenen hoeveel vierkante meter kantoorruimte jij nodig hebt voor jouw organisator. Een handig hulpmiddel hierbij is de SKEPP m2 kantoorruimte calculator. Die bestaat uit een aantal stappen die je moet doorlopen, waardoor je uiteindelijk precies kunt zien naar hoeveel vierkante meter kantoorruimte jij op zoek moet gaan.

1. Hoeveel werkplekken heb je nodig? Voor hoeveel werknemers/collega's zoek jij de kantoorruimte? En misschien is er al een plan om nieuw talent aan te nemen? Vul hier in voor hoeveel personen jij de kantoorruimte zoekt.
2. Hoe ruim wil je zitten? Hierbij maak je de keuze tussen economy-, comfort- of businessclass. Het verschil tussen deze drie is het aantal vierkante meter dat per persoon wordt gerekend. Bekijk de vorige tabel om jouw keuze te maken.
3. Heb je nog extra ruimtes nodig? Waar heb jij nog meer behoefte aan in de kantoorruimte? Denk hierbij aan een vergaderkamer, presentatieruimte, coachruimte, loungehoek of eigen receptie.

De SKEPP m2 kantoorruimte calculator doet zijn werk na het beantwoorden van deze vragen, et voilà, jij weet nu precies naar hoeveel vierkante meter kantoorruimte je op zoek kunt gaan. Probeer zelf eens hoe gemakkelijk het is om te berekenen hoeveel vierkante meter kantoorruimte jij nodig hebt. Klik op onderstaande button en start direct!

Bereken m² kantoorruimte

Businessclass werken tegen comfortclass prijzen met de kantoorinrichting van Officeplanner

Wij begrijpen dat je als huurkandidaat zo goedkoop mogelijk kantoorruimte wilt huren. Je wilt dan ook niet teveel geld kwijt zijn aan de kantoormeubelen. Kies daarom voor de flexibele design kantoorinrichting van Officeplanner! Het voordeel van het huren van een inrichting van Officeplanner? Geen investeringskosten, duurzaam en ergonomisch meubilair, SKEPP transporteert en monteert, binnen 1 week de inrichting op locatie en je kunt gemakkelijk extra werkplekken huren die binnen no-time op locatie zijn!

Officeplanner bestaat uit twee unieke kantoordesigns: URBAN Scandinavian en URBAN Industrial. De flexibele kantoorinrichting Scandinavian kenmerkt zich door een stads en minimalistisch uiterlijk, terwijl Industrial comfortabel is met het gebruik van warme tinten. Welke kantoorinrichting van Officeplanner kies jij?

Businessclass werken met de kantoorinrichting van Officeplanner

SKEPP kan jou helpen bij het inrichten van jouw flexibele kantoorinrichting. Bedrijven zijn constant aan het groeien, krimpen en verhuizen. Naast ergonomie en design is het daarom prettig als jouw kantoorinrichting op- of af te schalen is. Kantoorinrichting uit Officeplanner maakt dit mogelijk.

Bekijk hier de mogelijkheden met Officeplanner!

Profiteer van de belasting over jouw gehuurde kantoorruimte

Jij bent bij dit blog uitgekomen omdat je van plan om kantoorruimte te huren. Daarom willen wij jou de voordelen van btw belaste huur van kantoorruimte niet onthouden! Het verhuur van onroerende zaken is in principe vrijgesteld van btw, maar als huurder (en verhuurder) kan het toch voordeliger zijn om met btw belaste huur te gaan huren. Waarom eigenlijk?

Zoals gezegd wordt er in het algemeen geen belasting gerekend over de kantoorruimte die jij huurt. Kort gezegd kan het uiteindelijk voor jou voordeliger zijn om met de verhuurder af te spreken de huurprijs met btw te belasten. De te betalen huur kun je vervolgens aftrekken als voorbelasting. Daarnaast kan het schelen in de kosten door aftrek van btw op investerings-en onderhoudskosten. Doe je voordeel met de besparingstips van SKEPP. Lees daarom het blog over de btw belaste huur van kantoorruimte voor meer informatie!

Nog vragen over hoeveel kantoorruimte je nodig hebt?

Laat je adviseren door onze experts. Onze vastgoedconsultants helpen jaarlijks duizenden bedrijven om geschikte kantoorruimte te vinden in Nederland, België, Duitsland, Oostenrijk en Zwitserland. Stel een vraag via de website of bel ons gewoon. We helpen je heel erg graag en het kost je niets! Na het berekenen van hoeveel vierkante meter kantoorruimte jij nodig hebt, start jij jouw zoektocht bij SKEPP naar jouw droomkantoor inclusief stijlvolle kantoorinrichting.

Neem contact op