Kantoorruimte huren? Houd rekening met deze cruciale informatie
- woensdag 29 januari 2020
Wanneer je als ondernemer een kantoorruimte gaat huren, is het niet alleen belangrijk om een locatie te vinden die voldoet aan je wensen en eisen, ook de inhoud van de huurovereenkomst moet passen bij jouw organisatie. In dit blog wordt dan ook de belangrijkste informatie van een huurovereenkomst toegelicht zodat jij zonder enige twijfel je handtekening onder de huurovereenkomst van je nieuwe kantoorruimte kan zetten.
De verschillen in huurprijzen van kantoorruimtes
Het is vaak appels met peren vergelijken wanneer je de huurprijzen ziet van de verschillende kantoorruimtes die je hebt bezocht. De ene verhuurder communiceert een all-in huurprijs; een ander communiceert de huurprijs per m2 per jaar. Het is daarom belangrijk om goed in kaart te hebben wat per locatie bij de huurprijs inbegrepen is en welke prijsstelling de meeste voordelen biedt voor jouw onderneming.
Een all-in huurprijs
Wanneer een verhuurder een all-in huurprijs communiceert voor een kantoorruimte, dan betaal je een vast bedrag per maand waardoor je niet elke maand voor verrassingen komt te staan. Zo zitten de nutsvoorzieningen (gas, water en licht) bij een all-in huurprijs inbegrepen. Ook zit telefonie en internet vaak bij de huurprijs inbegrepen en kan je gratis gebruikmaken van de receptiediensten, de algemene ruimten en de flexplekken.
Vaak wordt voor extra services een vast bedrag per maand afgesproken bij ondertekening van het huurcontract. Hierbij moet je denken aan onbeperkt koffie en thee, schoonmaak van je kantoorruimte, printen en scannen, parkeren, meubilair en het x-aantal uur dat je vrij gebruik kan maken van de vergaderruimten.
Huur jij binnenkort een kantoorruimte voor een all-in huurprijs aan de Van Deventerlaan in Utrecht?
Voor een vast bedrag per maand is het dus mogelijk om van alle services in een kantoorpand gebruik te maken. Wil je weten of dit voor jouw onderneming aantrekkelijk is? Lees dan het blog ‘5 redenen om een full service kantoor te huren’. Wil je meer informatie over een all-in huurprijs? Raadpleeg dan onze kennisbank ‘All-in huurprijs’.
Een huurprijs per m2 per jaar
Een huurprijs per m2 per jaar wordt ook wel een kale huurprijs genoemd. Met deze prijsstelling betaal je een x-bedrag per m2 per jaar en daarnaast een x-bedrag voor de servicekosten per m2 per jaar. Deze prijsstelling wordt voornamelijk aangeboden bij kantoorruimtes met grote metrages (100 m2 of meer).
Bij het kantoorpand aan het Fellenoord in Eindhoven kan je kantoorruimtes huren voor een huurprijs per m2 per jaar.
Het huren van een kantoorruimte per m2 per jaar lijkt vaak goedkoper, maar als ondernemer moet je wel meer investeren in de ruimte omdat de kantoorruimtes vaak nog niet startklaar zijn. Deze prijsstelling is dan ook ideaal voor ondernemers die hun eigen huisstijl in hun kantoorruimte willen verwerken. Minder ideaal is het voor ondernemers die flexibel willen huren. Bij een huurprijs per m2 per jaar is het namelijk gebruikelijk om een huurcontract aan te gaan van minimaal 12 maanden.
Wil je meer weten over de mogelijkheid om een kantoorruimte te huren voor een huurprijs per m2? Raadpleeg dan onze kennisbank ‘Huurprijs per m2 per jaar’ of bel met onze vastgoedconsultants. Zij kunnen gelijk vertellen welke locaties mogelijkheden hebben voor je! Je kan ze bereiken op 085 877 05 19.
Servicekosten
Het werd al eerder benoemd, maar bij een huurprijs per m2 worden, naast de huursom, ook servicekosten in rekening gebracht. Bij een kale huurprijs is dit vaak een vast bedrag per m2 per jaar; bij een all-in huurprijs zitten de servicekosten bij de huurprijs per werkplek inbegrepen. De servicekosten bestaan uit de kosten voor nutsvoorzieningen (gas, water en licht), schoonmaak van algemene ruimten, beveiliging en het onderhoud van het pand. Bovendien zit het gebruik van wifi over het algemeen ook bij de servicekosten inbegrepen.
De prijzen van het kantoorpand aan de Nieuwe Kerkstraat in Amsterdam zijn inclusief alle servicekosten.Belasting op je gehuurde kantoorruimte, doe er je voordeel mee!
In principe hoef je geen omzetbelasting (btw) te betalen over je gehuurde kantoorruimte, omdat het huren van een bedrijfspand vrijgesteld is van btw. Toch is het voor zowel de verhuurder als huurder vaak voordeliger om de kantoorruimte wel te belasten met btw. Je kan dit als huurder namelijk verrekenen met de voorbelasting. Wil je hier meer over weten? Lees dan de whitepaper ‘Zo profiteer je van btw belaste huur’ of de kennisbank.
Waarborgsom
Naast de eerste maandhuur, wordt er van de meeste verhuurders ook verwacht dat je een waarborgsom betaalt. Hiermee is de verhuurder zeker van inkomsten en hoeft hij geen beroep te doen op een bedrag wanneer er een geschil ontstaat. De hoogte van de waarborgsom verschilt per verhuurder en mag volgens de wet niet onredelijk hoog zijn. Een waarborgsom van maximaal 3 maanden kale huur wordt gezien als redelijk.
De gewenste huurtermijn van je kantoorruimte
Naast de startdatum, is het natuurlijk belangrijk om inzichtelijk te hebben wat de duur van de overeenkomst is, hoe en wanneer je moet opzeggen en met hoeveel maanden het contract verlengd wordt wanneer je de huurovereenkomst niet opzegt. Met de verhuurder kan je in overleg gaan over de gewenste huurtermijn van je kantoorruimte. Een huurtermijn van 12 maanden komt het meest voor, maar je kan ook kiezen voor meer flexibiliteit.
Bij een meer flexibele huurtermijn, bestaat de kans dat de huurprijs verhoogd worden. Wil je dus de gunstigste huurprijs, dan adviseren we je om voor 1 jaar te gaan tekenen.Wil je weten welke huurtermijn voor jouw onderneming het ideaalst is? En wil je weten welke opzegtermijn bij welke huurtermijn gehanteerd wordt? Raadpleeg de kennisbank over ‘huurcontract en huurtermijn’ om hierover meer te lezen.
Bij het kantoorpand aan de Vliegend Hertlaan in Utrecht huur je het voordeligst bij het ondertekenen van een huurcontract van 24 maanden.
Wil je de voordeligste huurprijs, maar vind je het lastig om in te schatten met welke mate je bedrijf groeit in de komende jaren? Geen probleem, er zijn een aantal mogelijkheden om onder je lange huurovereenkomst van je kantoorruimte uit te komen! Je kan bijvoorbeeld een breek-optie opnemen, waardoor je de mogelijkheid hebt om tussentijds de huurovereenkomst op te zeggen.
Ook is het mogelijk om je kantoorruimte te gaan onderverhuren, maar hier zitten wel wat haken en ogen aan. Of dit een oplossing voor jou kan zijn is natuurlijk maar de vraag. Bekijk daarom eens het blog over ‘De oplossing voor je kantoorruimte wanneer je vastzit aan een lang huurcontract’ en lees hier meer over.
Tekenen maar!
Wanneer je de perfecte kantoorruimte hebt gevonden en je het met de verhuurder eens bent over de inhoud van het huurcontract, dan is het tijd om te tekenen. Zorg dat je altijd schriftelijk een overeenkomst aangaat en dat alle afspraken duidelijk vermeld staan in het contract. Zo voorkom je onduidelijkheden. Heb je nog vragen over de bepalingen in je huurovereenkomst of lukt het maar niet om de juiste ruimte te vinden? Onze vastgoedconsultants helpen je graag gratis en vrijblijvend in de zoektocht naar kantoorruimte.
