Succesvol onderhandelen over huurvoorwaarden van de kantoorruimte doe je zo

1. Meet de kantoorruimte na voordat je gaat huren

Nadat jij hebt berekend hoeveel vierkante meter kantoorruimte jij nodig hebt, heb jij een ruimte gevonden die hier aan voldoet, op basis van BVO, NVO of VVO. Het Bruto Vloeroppervlak (BVO), Netto Vloeroppervlak (NVO) en Verhuurbaar Vloeroppervlak (VVO) zijn alleen lastige vastgoedtermen die het jou als huurder misschien wat lastig en verwarrend kunnen maken. Hoeveel vierkante meter kantoorruimte ga jij nu eigenlijk huren? Volgens de NEN2580, de norm voor het bepalen van de oppervlakte en inhoud van een gebouw, zit het zo:

• BVO | De vloeroppervlakte van de ruimte is gemeten op vloerniveau, langs de buitenomtrek van de scheidingen;
• NVO | De oppervlakte van de kantoorruimte is gemeten op vloerniveau, tussen de begrenzende opgaande scheidingsconstructies van afzonderlijke ruimten;
• VVO | De verhuurbare oppervlakte van een kantoorruimte is gemeten op vloerniveau, tussen de opgaande scheidingsconstructies, waarbij een aantal onderdelen van het gebouw niet als verhuurbaar oppervlak aangemerkt mogen worden. Hierbij moet je denken aan bijvoorbeeld technische ruimtes, de lift of het trappenhuis.

Vooral bij deze laatste is het belangrijk dat je kijkt naar de verrekening van algemenen en/of gedeelde ruimtes, zoals de entree en het sociale hart. Voor meer informatie over de termen BVO en VVO kun je terecht bij ons kennisbank-artikel, waarin het verschil uitgebreid wordt uitgelegd.

Daarnaast is het belangrijk om de ruimte goed na te meten, zodat jij precies weet hoeveel m2 kantoorruimte jij huurt. Er bestaat namelijk altijd een kans dat hiermee gesjoemeld wordt. Wanneer het aangeboden metrage niet klopt met de werkelijkheid, kun jij dat aangeven aan de verhuurder en gebruiken in de onderhandelingen.

2. Wat is de termijn van het huurcontract?

Was het vroeger nog zo dat de minimale looptijd van een huurcontract 5 jaar was, is het nu de trend om flexibel te huren. Op dit punt van de huurtermijn en het huurcontract kun jij als huurder veel winnen. Een kantoorruimte huren kan tegenwoordig vaak per werkplek per maand. Bovendien is voor een groter kantoor een termijn van maar 1 jaar heel normaal. Weet jij voor welke termijn jij jouw huurcontract aangaat?

Vooral voor snelgroeiende organisaties is het erg aantrekkelijk om flexibel te huren. In de toekomst kan het zijn dat jij werkplekken tekort komt door het grote succes van jouw bedrijf en de komst van nieuw talent. Om dan eenvoudig een grotere kantoorruimte te kunnen huren, is het erg handig wanneer jij niet te lang aan een huurcontract vastzit. Daarnaast kan een huurcontract natuurlijk altijd verlengd worden!

Bereid je goed voor op de onderhandeling voor de huurvoorwaarden met het stappenplan van SKEPP.

3. Maak gebruik van de onderhandelingsvrijheid van de huurprijs

Velen denken dat de opgegeven huurprijs vaststaat, maar niets is minder waar. Over de huurprijs kan altijd onderhandeld worden bij het opstellen van de huurvoorwaarden. Vooral wanneer jij een grotere oppervlakte gaat huren, sta jij sterker in de onderhandelingen over de huurprijs. Haal hier je voordeel uit! Maar ook bij kleinere kantoorpanden kunnen de besparingen behoorlijk oplopen. Probeer dus altijd over de aangegeven huurprijs te onderhandelen, want er is vaak nog ruimte voor de verhuurder om te zakken.

Doe je voordeel uit deze onderhandelingsvrijheid! Het kan ook zo zijn dat er over de gehuurde kantoorruimte geen belasting wordt gerekend. Soms kan het dan ook voordeliger zijn om met de verhuurder een afspraak te maken over btw belast huren. De te betalen huur kun jij dan aftrekken als voorbelasting. Hoe dit precies in zijn werk gaat, kun je lezen in ons artikel over de belasting op gehuurde kantoorruimte. Doe dit vooral, want wie weet kun jij veel besparen op de huurprijs.

4. Heb jij een all-in huurprijs of zijn de servicekosten niet inbegrepen?

In veel kantoorconcepten is er sprake van een all-in huurprijs, maar niet altijd zijn de servicekosten inbegrepen in de huurprijs. Naast de kale huurprijs wordt er dan een bedrag per m2 per jaar gerekend voor onder andere het gebruik van gas/water/licht. Hierbij komen vaak ook de schoonmaakdiensten en eventueel het gebruik van internet en telefoon bij op. Let daarom goed op de hoogte van de servicekosten. Bereken deze van tevoren zodat jij niet schrikt van de eindafrekening. Vind je dat de servicekosten te hoog zijn, ga hier dan over in gesprek met de verhuurder en zie wat er allemaal mogelijk is.

5. Ga voor een zo hoog mogelijke huurkorting

Een belangrijk onderhandelpunt is het verkrijgen van korting op de huurprijs van de kantoorruimte. Probeer tijdens de onderhandelingen er een huurkorting uit te halen of misschien zelfs een huurvrije periode. Mocht dit niet haalbaar zijn, dan zijn er andere opties, zoals een ingroeihuur. Er valt veel te behalen bij het verkrijgen van een korting.

Zo wordt er soms bij de ingang van het huurcontract gestart met een huurvrije periode, wat betekent dat jij de eerste afgesproken tijd geen huur betaalt aan de verhuurder. We spreken hier meestal over enkele maanden. Hier kun jij jouw voordeel mee doen door te zorgen dat deze periode zo lang mogelijk is. Let er wel op dat de huurprijs na deze periode niet een stuk hoger is dan marktconform. Dan gaat je voordeel namelijk weer verloren.

De huurvrije periode komt in de praktijk niet altijd voor, zeker niet wanneer er sprake is van een flexibele huurtermijn. Daarom wordt er ook wel gebruik gemaakt van opties, zoals een huurkorting of een ingroeihuur. Een huurkorting op de kantoorruimte houdt in dat jij de eerst(e X aantal) maand(en) met een bepaald percentage korting huurt. De ingroeihuur houdt in dat de huurprijs er per X aantal maanden een stukje wordt verhoogd. Kijk daarom goed naar wat er mogelijk is in overleg met de verhuurder.

Doe je voordeel met de huurvrije periode.

6. Betaal niet onnodig veel voor de voorzieningen in het kantoorpand

Huur jij het pand kaal (casco), met vloerbedekking of zijn er de nodige tussenwanden geplaatst? Een lagere huurprijs is weinig waard wanneer jij zelf nog zorg moet dragen voor het schilderen, plaatsen van airconditioning en andere zaken die normaal binnen de verantwoordelijkheid van de verhuurder liggen. Daarom kan het soms zijn dat je uiteindelijk goedkoper uit bent wanneer de ruimte 'compleet' wordt opgeleverd. Het is soms zelfs mogelijk om een gemeubileerde kantoorruimte te huren. Zorg er voor dat jij over al deze zaken onderhandelt bij het opstellen van de huurvoorwaarden.

Toch gekozen voor een kaal pand? SKEPP helpt je graag bij het inrichten van jouw nieuwe droomkantoor. Door het plaatsen van flexibel meubilair creëren we samen een kantoorruimte die past bij jouw onderneming! Organisaties groeien, krimpen en verhuizen voortdurend. De producten uit Officeplanner sluiten hier naadloos op aan met de mogelijkheid om meubilair simpel op- en af te schalen. Samen richten we jouw kantoorruimte in op een manier die past bij jouw team en organisatie!  

Bekijk hier de mogelijkheden met Officeplanner!

"Organisaties groeien, krimpen en verhuizen voortdurend." 

Ga beginnen met de onderhandelingen over de huurvoorwaarden van jouw kantoorruimte

Nu jij deze stappen hebt doorlopen heb jij de onderhandelingen hoogstwaarschijnlijk met succes doorstaan. Heb jij na het lezen van dit artikel toch nog aanvullende vragen? Neem dan contact op met onze vastgoedconsultants. Zij staan altijd voor jou klaar om alle vragen te beantwoorden over de onderhandelingen van de huurvoorwaarden en alle andere vragen betreffende het huren van kantoorruimte.

Neem contact op!