Jouw nieuwe kantoorruimte financieren? Hier moet je rekening mee houden!
- woensdag 1 mei 2019
Er zijn verschillende factoren waar je rekening mee moet houden bij het financieren van jouw kantoorruimte. Denk hierbij aan opstartkosten, maandelijks terugkerende kosten, fiscale regels en kosten voor het verhuizen. In dit blog worden deze verschillende aspecten uitgelicht, waardoor jij precies weet wat jou te wachten staat bij het financieren van jouw nieuwe kantoorruimte. Lees daarom snel verder!
Kantoorruimte huren of kopen?
Voordat je gaat nadenken over het financieren van jouw nieuwe kantoorruimte, zul je allereerst de keuze moeten maken tussen het kopen of het huren van een kantoorruimte. Vaak denkt men dat het kopen van een kantoorruimte voordeliger is, omdat je een investering doet en je niet maandelijks een bedrag betaalt aan een verhuurder. Toch zijn er meerdere factoren die van belang zijn bij de keuze tussen koop of huur. Is het bijvoorbeeld nog onzeker of je in de toekomst gaat groeien of krimpen met jouw bedrijf? Dan is het goed om te kiezen voor het huren van een kantoorruimte, hierdoor profiteer je van flexibiliteit.
Door het huren van een kantoorruimte blijf je flexibel.
Daarnaast biedt het huren van een kantoorruimte ook andere voordelen. Zo zijn er op de toplocaties van Nederland, zoals het centrum van Amsterdam, geen of weinig kantoorpanden te koop. Door het huren van een kantoorruimte, zal jij jouw bedrijf dus kunnen vestigen op een van de toplocaties van Nederland. Daarbij kost het kopen van een kantoorruimte veel meer tijd en geld. Zo zul je moeten nadenken over de beste koopconstructie, wat belastingtechnisch het beste werkt en het onderhoud van het kantoorpand (zowel klein als groot onderhoud).
Bekijk ook eens deze te huren kantoorruimte in het centrum van Amsterdam.
Meer weten over de factoren die van belang bij de keuze tussen het huren of kopen van een kantoorruimte? Lees dan dit blog over ‘Waarom kantoorruimte huren aantrekkelijker is dan kopen’. Door het huren van een kantoorruimte profiteer je dus van verschillende voordelen waardoor veel bedrijven voor deze optie zullen kiezen. Daarom wordt in er in dit blog alleen ingegaan op de factoren die meespelen bij het financieren van een te huren kantoorruimte.
Met welke kosten krijg je te maken bij het huren van jouw kantoorruimte?
Bij het financieren van jouw kantoorruimte krijg je te maken met verschillende kostenposten. Hierbij kun je denken aan kosten voor internet, telefoon, verzekeringen, hospitalitykosten, de waarborgsom en nog veel meer. Deze kosten zijn onder te verdelen in opstartkosten en maandelijks terugkerende kosten en zullen hieronder worden uitgelicht.
De opstartkosten van jouw nieuwe kantoorruimte
Opstartkosten zijn eenmalige kosten. Hierbij moet je bijvoorbeeld denken aan de kosten voor het afwerken van wanden, vloeren en het plafond. Daarbij is het plaatsen van technische installaties van belang, zoals de kabels waarmee elektrische apparaten kunnen worden voorzien van stroom. Werk deze technische installaties netjes weg, anders oogt jouw kantoorruimte erg rommelig. Maak bijvoorbeeld gebruik van geïntegreerde stekkerdozen in tafels en vloeren waarmee snoeren en kabels netjes worden weggewerkt.
Werk kabels en snoeren weg en creëer een nette werkomgeving.
Na het aanleggen en wegwerken van de kabels en snoeren, kunnen de elektrische apparaten worden aangesloten. Een computer, laptop, tablet, printer en scanner zijn tegenwoordig onmisbaar bij het uitvoeren van je core business. Daarbij moeten deze apparaten ook nog eens worden voorzien van de juiste software. Dit zijn allemaal behoorlijke investeringen, daarom is het goed om vooraf te bedenken welke zaken je daadwerkelijk nodig hebt.
Daarnaast moet jouw kantoorruimte worden voorzien van kantoormeubilair en moet de gehele inrichting worden gedaan. Je wilt vanzelfsprekend niet te veel betalen voor de kantoormeubelen, maar je wilt jouw kantoorruimte wel een moderne uitstraling geven. Daarom zou je er voor kunnen kiezen om kantoormeubilair te huren. Helemaal handig wanneer je niet zeker weet of jouw bedrijf op lange termijn gaat groeien of krimpen.
Door het huren van kantoormeubilair blijf je flexibel en kun je gemakkelijk op- of afschalen. Hierbij is het product Officeplanner dé oplossing! SKEPP voorziet jouw kantoorruimte van een gepersonaliseerde inrichting. Meer weten over dit product? Bekijk dan onderstaande video voor meer informatie.
Officeplanner, dé flexibele kantoorinrichting.
Een full service kantoor, inkomensverklaring, waarborgsom en bankgarantie
Geen tijd of geld om te investeren in technische installaties, elektrische apparaten, kantoormeubilair etcetera? Kies dan voor een full service kantoor. Dit zijn turn-key opgeleverde kantoorruimtes waar je direct in kan. Hierdoor kun je direct verder met je core business en hoef je je niet bezig te houden met randzaken, je kunt het zien als een all-inclusive vakantie. Meer weten over de voordelen van een kantoorruimte in een full service kantoorpand? Lees dan het blog over ‘5 redenen om een full service kantoor te huren’.
Een verhuurder wil vaak een garantie voor de betaling van de huursom van jouw kantoorruimte. Daarom vraagt hij of zij vaak om een inkomensverklaring, maar is een waarborgsom of een bankgarantie vaak ook al voldoende. Er is geen wettelijke regel voor de hoogte van de borg, maar tot maximaal 3 maanden aan kale huur als borg wordt als redelijk gezien. De verhuurder van jouw kantoorruimte mag deze waarborgsom alleen inhouden wanneer er daadwerkelijk schade is aan het pand of er een betalingsachterstand is.
Bij de bankgarantie wordt de zekerheidsstelling afgegeven door de bank. Hierbij stort je als huurder een aantal maanden aan huur op een geblokkeerde bankrekening. Deze bankgarantie loopt gedurende de hele huurperiode van jouw kantoorruimte. Daarnaast betaal je een vergoeding aan de bank voor deze bankgarantie. Deze vergoeding bestaat uit eenmalige behandelkosten en een provisie.
De maandelijks terugkerende kosten van jouw kantoorruimte
Naast de opstartkosten die hiervoor zijn beschreven, krijg je in jouw nieuwe kantoorruimte ook te maken met maandelijks terugkerende kosten. Zo krijg je te maken met een huurprijs, servicekosten, hospitalitykosten, kosten voor verzekeringen etc. Deze verschillende kostenposten zullen hieronder worden toegelicht.
Bij het huren van een kantoorruimte kun je te maken krijgen met een kale huurprijs of een all-in huurprijs. Een kale huurprijs is een huurprijs waar de servicekosten nog bijkomen. Daarnaast communiceert een verhuurder soms een all-in huurprijs, dit is de huurprijs inclusief alle bijkomende servicekosten en wordt vaak gehanteerd bij kantoorconcepten. De huurprijs mag eenmaal per jaar verhoogd worden. De maximale huurverhoging wordt jaarlijks wettelijk vastgesteld op basis van de inflatie van het voorgaande kalenderjaar.
De maximale huurverhoging wordt jaarlijks wettelijk vastgesteld op basis van de inflatie van het voorgaande kalenderjaar.
Servicekosten zijn de aanvullende kosten voor een kantoorruimte, zoals gas/water/elektriciteit, internet, afvalstoffenheffingen. In de huurovereenkomst kun je lezen welke voorschotten je precies aan servicekosten betaalt aan de verhuurder. De verhuurder maakt jaarlijks een servicekostenafrekening, waarna er een verrekening zal plaatsvinden van de voorschotbetalingen. De servicekosten van een kantoorruimte liggen vaak tussen de €30,- en €50,- per m2 per jaar.
Naast deze servicekosten zijn er nog andere kosten waar jij als huurder rekening mee moet houden. Denk hierbij aan de kosten voor het huren van parkeerplaatsen en schoonmaakkosten. Deze kosten worden door verhuurders ook wel hospitalitykosten genoemd, hier vallen de eventuele kosten voor een kantine en receptie vaak ook onder.
Mocht er sprake zijn van een bedrijfsverhuizing, dan moet je rekening houden met de volgende kosten
Maak je momenteel al gebruik van een eigen kantoorruimte? Dan moet je rekening houden met verschillende kostenposten die komen kijken bij een bedrijfsverhuizing. Zo kan je ervoor kiezen om zelf de bedrijfsverhuizing uit te voeren, al kost dit alsnog veel tijd en geld. Daarom kiezen veel bedrijven voor het inhuren van een verhuisbedrijf. Hierbij moet je rekening houden met een gemiddelde kostenpost van zo’n €25,- per m3.
Houd rekening met een gemiddelde kostenpost van €25,- per m3.
Plan je de verhuizing in het weekend in zodat de werkzaamheden van je bedrijf niet stil komen te liggen? Houd dan wel rekening met verhuistoeslagen. Hierbij kun je denken aan 25% toeslag op zaterdagen en tot 75% op zondagen, dit is natuurlijk afhankelijk van het verhuisbedrijf. Wil je jouw bedrijfsverhuizing vlekkeloos laten verlopen? Lees dan dit blog: Kantoorruimte gevonden? Zo wordt jouw bedrijfsverhuizing een succes.
Met welke fiscale regels moet je rekening houden bij de huur van kantoorruimte?
De belastingdienst heeft een aantal regels opgesteld voor het huren van een kantoorruimte. Wanneer er aan deze regels worden voldaan, kun je de kosten voor deze kantoorruimte 100% fiscaal aftrekken. Bestaat jouw bedrijf voor tenminste 90% uit btw belaste bedrijfsactiviteiten? Dan mag jij deze btw als voorbelasting aftrekken. In sommige branches, zoals bij werkgeversorganisaties, makelaars, arbodiensten of reisbureaus geldt een percentage van 70%.
Als er wordt voldaan aan bovenstaande voorwaarden, dan mogen er verschillende kosten 100% worden afgetrokken van de inkomsten. Denk hierbij aan de huur van de kantoorruimte, de energiekosten, verzekeringskosten, schoonmaakkosten en inrichtingskosten. Je moet hierbij wel op naam van je BV huren en niet op je persoonlijke naam, anders zijn de kosten nog niet aftrekbaar. Meer weten over de fiscale regels omtrent de huur van kantoorruimte? Klik dan op onderstaande button en download de whitepaper:
Hoe bespaar je op huurkosten van jouw kantoorruimte?
Nadat er hiervoor het een en ander is verteld over de kosten die je kunt verwachten bij het financieren van jouw kantoorruimte, is het ook wel fijn om te weten waar je op kunt besparen. Er zijn verschillende factoren waar je op kunt besparen, denk hierbij aan de locatie van de kantoorruimte, de grootte, de huurtermijn en de facility kosten. Je kan bijvoorbeeld veel geld besparen, door goed na te denken over hoeveel ruimte je echt nodig hebt in jouw nieuwe kantoorruimte. Door gebruik te maken van onderstaande calculator krijg je een goede indicatie van het aantal m2 dat jij voor jouw bedrijf nodig hebt:
Daarnaast is de huurtermijn ook erg van belang voor het besparen van kosten. Het liefst heb jij een huurcontract waarbij je flexibel blijft, maar dit kost vaak geld want de verhuurder wil juist zekerheid. Daarom is van belang een optimum te vinden tussen flexibiliteit en de huurkosten. Hierbij is een huurtermijn van 1 jaar vaak het gunstigst. Meer weten over het besparen van de huurkosten van jouw kantoorruimte? Klik dan op onderstaande button en download de whitepaper!
Profiteer van bovenstaande tips en bespaar op de huurkosten van jouw kantoorruimte.Toch nog vragen over het financieren van jouw kantoorruimte?
Wil je graag advies op maat? Neem dan contact op met de experts van SKEPP. Onze vastgoedconsultants staan gratis en vrijblijvend voor jou klaar! Ze geven je tips en advies waardoor jij een kantoorruimte zal vinden dat voldoet aan jouw financiële eisen. Neem daarom snel contact op en vind samen met SKEPP jouw ideale kantoorruimte. SKEPP beantwoordt hierbij al jouw vragen over het financieren van jouw kantoorruimte!
