Kantoorruimte huren: op welke kosten moet je rekenen?

 Om aan te kunnen geven of een kantoor goedkoop of duur is, moet er gekeken worden naar de kosten per werkplek per werknemer.

De verschillende categorieën: 

Als er berekend moet worden wat de totale kosten zijn van een kantoorruimte, dan zijn er verschillende categorieën die het kostenplaatje compleet maken. Om aan te kunnen geven of een kantoor goedkoop of duur is, moet er eigenlijk gekeken worden naar de kosten per werkplek per werknemer. Alleen hebben de meeste huurders meestal geen compleet overzicht van de totale kosten. Met welke kosten moet je allemaal rekening houden? Dat lees je hier: 

1 | Huurprijs 

Hier vallen alle kosten onder die te maken hebben met het huren van de kantoorruimte. De huur zelf is de grootste kostenpost in het totale kostenplaatje. Wel is dit meteen de meest duidelijke en overzichtelijke uitgave. Of de huurprijs reëel is kun je vervolgens nagaan door het berekenen van de kosten per m2. Vergelijk daarnaast ook de kantoorruimte met andere vrijstaande kantoorpanden in de buurt. 

De huur is natuurlijk de grootste kostenpost.

2 | Servicekosten 

Naast de afgesproken huurprijs per maand komen zijn er ook algemene kosten die bij de opsomming van totale kosten komen. Nu horen we je denken: wat zijn algemene kosten? Hierop hebben we natuurlijk het antwoord voor je klaarliggen. Bij algemene kosten moet je denken aan de servicekosten. Dit zijn aanvullende kosten die betrekking hebben tot leveringen en diensten die de huurder betaalt aan de verhuurder. Hier vallen gas, water, elektriciteit, internet, receptiediensten en gemeentelijke heffingen onder andere onder. Het gemiddelde bedrag ligt gemiddeld tussen de €30,- en €50,- per m2 per jaar.

Waarom betaal je servicekosten? 

Elke huurder betaalt servicekosten. Vaak worden deze servicekosten apart gespecificeerd, maar kunnen ze bij een all-in huurprijs al zijn opgenomen. Het is verstandig om voor het tekenen van de huurovereenkomst navraag te doen welke services onder de servicekosten vallen. Zo voorkom je onduidelijkheden met de verhuurder. 

3 | Installaties en interieur

Deze kosten kunnen heel gevarieerd zijn. Je kunt het zo bont maken als je zelf wilt. Kosten die vallen onder installaties en interieur dragen allemaal bij aan het verbeteren van de gehuurde kantoorruimte. Hoeveel hierin geïnvesteerd wordt is afhankelijk van de behoeftes en wensen van jou als huurder. Is je budget minder toereikend? Dan kan je nadenken over het huren van kantoormeubilair. 

Vraag voor de tijd na welke services bij de huurprijs in verrekend zijn, zoals de pantry.... 

De kosten voor de aanschaf van de installaties en interieur kunnen zijn: indeling kantoor (scheidingswanden), toegangscontrole (keyless-access), aanleg kabels, stroom- en lichtvoorzieningen, airconditioning, verwarming, keuken, toiletten en natuurlijk het kantoormeubilair. Iedere werknemer moet namelijk voorzien zijn van een werkplek. 

Hoeveel je investeert is afhankelijk van de behoeftes en wensen van jou als huurder.

4 | Onderhoudskosten 

Iedere werknemer moet voorzien worden van een werkplek volgens het 1,5 meter principe. Om fouten te voorkomen bij het huren van een kantoorruimte is het verstandig om een volledig overzicht te maken. In dit overzicht noteer je de onderhoudskosten die eventueel om de hoek komen kijken bij het huren van de kantoorruimte. Zo kom je na het tekenen van de huurovereenkomst niet voor verrassingen te staan. Onderhoudskosten kunnen onder andere zijn: 

• Reparaties en onderhoud, zoals het schilderen van de wanden of vervanging van het apparatuur;
• Onderhoud van mechanische en elektronische apparatuur, zoals: verlichting, airconditioning, verwarming en de lift;
• Kleinere verbeteringen en interne verhuizing, zoals het omleiden van de telefoon en het internet;
• Schoonmaakkosten;
• Afvalverwerking;
• Verzekeringen.
  
  

In een business center kun je diensten en faciliteiten delen met andere huurders. 

5 | Diensten en faciliteiten 

Hier valt alles onder wat te maken heeft met het ondersteunen van de huurder in haar dagelijkse gang van zaken. Denk hierbij aan onkosten voor het reserveren van de vergaderruimtes of de postverwerking. Daarnaast vallen de kosten voor het kopiëren en printen hier ook onder. Vaak zijn het de grote bedrijven die van deze mogelijkheden gebruik maken. Telecommunicatie en ICT vallen ook binnen deze categorie, zoals het gebruik maken van telefoons, internetverbinding en voicemailsysteem. 

En wellicht komt het niet meteen in je op, maar ook de catering of lunch valt binnen deze categorie. Dit zijn de kosten voor het eten zelf, niet de pantry, maar hier ben je als eigenaar vrij in om dit zelf te bepalen. Bij het huren van een kantoorruimte kun je in sommige gevallen deze faciliteiten delen, zoals in een business center.    

Kies je ervoor om kantoormeubilair te huren, huurkopen of kopen?

6 | Administratie van het kantoor 

Alhoewel dit slechts verhoudingsgewijs een kleine kostenpost is, wordt er wel tijd gestoken in de administratie voor het huren van een kantoorruimte. Als het kopieerapparaat kapot is of de internetverbinding plat ligt, dan moet er contact op worden genomen met een monteur of de leverancier. Er moet een afspraak worden gemaakt en zij moeten ontvangen worden. Dit alles vergt tijd en moeite. Een assistent is meestal degene die dit soort taken oppakt. Bij kleinere ondernemingen zal dit eerder de eigenaar zijn. 

Het totale plaatje

Na het lezen van dit blog weet jij dat er meer komt kijken bij het huren van een kantoorruimte, dan alleen de maandelijkse huurprijs. Zo krijg je onder andere te maken met servicekosten, kosten voor installatie, en onderhoudskosten. Ben jij nu klaar voor de volgende stap en op zoek naar de perfecte kantoorruimte om te huren? Neem dan gratis en vrijblijvend contact op met onze vastgoedconsultants. Zij helpen je graag bij het vinden van jouw kantoorruimte die voldoet aan jouw kostenplaatje! 

Neem contact op!