Zo bepaal je welk type kantoor je nodig hebt

Welke verschillende kantoortypen zijn er?

Er zijn slechts 4 verschillende kantoortypen, namelijk: werkplekken, kantoorunits, grote kantoorruimten op maat en vergaderruimten. Toch zijn er heel veel varianten te verzinnen, zo zijn er alleen al op 'werkplekken' de volgende synoniemen en variaties te bedenken.

Ga je voor coworking, een flexplek of een open werkruimte?

Synoniemen en variaties voor 'werkplekken'

• Flexplekken
• Flexwerkplekken
• Memberships
• Co-working
• Desks
• Shared office space
• Open werkruimte
• Virtual office space

Wat is een werkplek?

Een werkplek is een (flexibele) werkoplossing in de open werkruimte. Het kan zijn dat het gaat om een eigen 'dedicated desk' oftewel een eigen bureau of een vaste werkplek, maar het kan ook zijn dat de verhuurder een shared office space oftewel een flexplek bedoelt. Een flexplek houdt in dat je gebruik kunt maken van de beschikbare plekken in een kantoorruimte. Als er dus geen plekken meer vrij zijn, kun je niet op kantoor werken. 

Wat is een kantoorunit?

Onder een kantoorunit verstaan we een eigen afgesloten ruimte, ook wel bekend als een kantoorkamer of office suite. Vaak zijn kantoorunits voorzien van kantoormeubelen of volledige inrichting, maar het is ook mogelijk om deze als een kale ruimte te huren.

Wat is een grote kantoorruimte op maat?

Een grote kantoorruimte op maat betreft een grote kale kantoorruimte die zonder kantoormeubelen wordt opgeleverd. Meestal worden deze kantoorruimten gestoffeerd opgeleverd, maar soms worden deze ruimten ook casco opgeleverd. In het laatste geval is de ruimte dus nog geheel leeg, geen wandbekleding en geen tapijt et cetera.

Hoe bepaal ik welk kantoortype geschikt is voor mijn bedrijf? Volg deze 5 stappen!

Lastig toch, om te bepalen welk type kantoor goed bij je past?

(1) Kan ik en wil ik met mijn bedrijf vanuit huis werken?

Ja, lees ook deze tips over thuiswerken.
Nee, ga door naar vraag 2.

(2) Ik wil geen kantoorruimte huren maar ik heb een externe KvK inschrijving of extern adres nodig?

Ja, een virtual office is een prima kantooroplossing. In veel business centers is het mogelijk om je bedrijf in te schrijven, je post te laten bezorgen en zelfs om de telefoon namens jouw bedrijf op te (laten) nemen.
Nee, ga door naar vraag 3.

(3) Ik wil wel een kantoor huren maar ik heb weinig privacy nodig?

Ja, een werkplek in de open werkruimte, ook wel co-working space genoemd is ideaal voor jou. Je voert namelijk weinig vertrouwelijke gesprekken en zoekt een goedkope werkoplossing. Tegen een lage huurprijs maak je onderdeel uit van de co-working community.
Nee, ga door naar vraag 4.

(4) Ik wil een eigen ruimte, eigen identiteit, en we zijn met maximaal 15 werknemers?

Ja, een kantoorunit/kantoorkamer is zeer geschikt voor jouw groeiende onderneming. Kantoorunits zijn te huur vanaf 10 m2 tot en met 150 m2. Je bedrijf kan snel doorgroeien naar meerdere units of een grote kantoorruimte op maat. Anderzijds kan je bedrijf ook eenvoudig krimpen naar een kleinere kantoorunit. Kies je voor een huurtermijn van 1 of 2 jaar, dan ben je nog steeds flexibel! Een business center, bedrijfsverzamelgebouw of kantoorbelevingsconcept is erg geschikt voor jouw onderneming.
Nee, ga door naar vraag 5.

(5) Een gehele kantoorvloer / grote kantoorruimte voorzien van een eigen keuken en vergaderruimte is wat mijn bedrijf nodig heeft?

Ja, een grote kantoorruimte op maat is precies wat jouw bedrijf nodig heeft. Een kantoorruimte op maat kan zonder kantoormeubelen maar ook volledig gemeubileerd worden opgeleverd. Je eigen kantoorvloer is voorzien van privé-vergaderruimten, een eigen keuken, een open werklvoer, afgesloten kantoorunits en bel- en/of concentratieruimten. De kantoorinrichting is een onderhandelpunt tijdens de besprekingen rondom het huurvoorstel. Aangezien je minimaal enkele honderden m2’s huurt, zal je niet binnen 1 of 2 jaar weer verhuizen dus een huurtermijn van 3 tot 5 jaar lijkt voor de hand liggend. SKEPP adviseert je gratis en vrijblijvend rondom je nieuwe kantoorinrichting, het is zelfs mogelijk om via SKEPP een gratis interieurontwerp te ontvangen. Laat je inspireren en laat jouw nieuwe werkomgeving naadloos aansluiten op de wensen vanuit jou en je collega’s/werknemers.

Nee, ga onder 1 t/m 4 na of één van deze huisvestingsoplossingen beter passen. Indien dat niet het geval is, neem dan vrijblijvend contact op met één van de vastgoedconsultants van SKEPP.

Hoe weet ik hoeveel kantoorruimte ik nodig heb voor mijn bedrijf?

Een vuistregel om te bepalen hoeveel ruimte je nodig hebt is 8 m2 per persoon. Dit betreft het verhuurbare vloeroppervlak (VVO). Dat betekent dat een éénpersoons kantoor een netto vloeroppervlakte heeft van circa 6 m2. De overige meters behoren namelijk toe aan algemene ruimten. Hoe dat precies zit, wordt hieronder toegelicht.

Netto vloeroppervlakte kantoorruimte (NVO) van kantoorruimte

Dit betreft de daadwerkelijke afmeting van je eigen kantoor.

Verhuurbaar vloeroppervlak (VVO) van een kantoor

Hiermee rekent de verhuurder. Het VVO is de NVO plus een percentage van de algemene ruimten zoals de gang, maar ook het sociaal hart en/of het bedrijfsrestaurant. Bovenstaande is handig om te weten, ook in de onderhandelingen met de verhuurder. Om het wat eenvoudiger te maken voor je, hebben we in onderstaande tabel de relatie gelegd tussen het aantal personen en de hoeveelheid vierkante meters (VVO) die je nodig hebt.

Aantal personen versus aantal m2

1 pers. >> 8-10 m2
3-4 pers. >> 20 m2
5-6 pers. >> 30 m2
8 pers. >> 50 m2
10-12 pers. >> 80-100 m2
15 pers. >> 100-150 m2

Met meer werknemers? Laat je gratis en vrijblijvend adviseren door SKEPP.

Tips om ruimte te besparen op kantoor

Veel bedrijven hebben minder kantoorruimte nodig dan men in eerste instantie verwacht. Kijk eens kritisch naar je eigen bedrijf. Bedenk bijvoorbeeld dat er binnen veel bedrijven werknemers zijn die ook veel buiten de deur werken. En hoeveel parttimers werken er binnen jouw bedrijf? Hebben zij allemaal een eigen werkplek nodig? Huur effectief en bespaar geld op kantoorruimte.

Lees ook deze blogs:

Besparen op kantoorruimte? Super eenvoudig!