Vergaderen op afstand is ontzettend handig, mits alles volgens plan verloopt. Niets is vervelender dan haperend geluid, deelnemers die niet bereikbaar zijn, achtergrondgeluiden of een slechte verbinding. Kortom, online vergaderen kan ook uitmonden tot één grote ergernis. Om de online vergadering tot een succes te maken, is het handig om een aantal basisprincipes te hanteren. Wil jij een gestroomlijnde online bijeenkomst? Pas dan deze 10 tips toe!
Zo’n 10% van onze werktijd gaat op aan vergaderingen.
Werk jij regelmatig vanuit huis of kun je vanwege omstandigheden niet naar kantoor? Door de opkomst van mobiele apparatuur, verbeterde netwerkverbindingen en een goede balans tussen werk en privé wordt er steeds vaker op afstand vergaderd. Of je nu vanuit huis, onderweg of in een café aan het werk bent: met een videobellen kun je met je collega’s vergaderen op afstand.
Vergaderruimtes zien er momenteel leeg en verlaten uit.10 tips voor het videobellen
Om het videobellen tot een succes te maken, is het toepassen van enkele basisprincipes erg handig. Daarom hebben we hier enkele tips op een rijtje gezet die positief bijdragen aan een gestroomlijnde online vergadering. De 10 tips lichten we verder toe in dit blog. Doe er dus vooral je voordeel mee!
- Tip 1: Zorg dat je op tijd bent
- Tip 2: Kies een eenvoudige tool
- Tip 3: Praat niet door elkaar
- Tip 4: Goede internetverbinding
- Tip 5: Weg met afleidingen
- Tip 6: Wees duidelijk
- Tip 7: Schermdeelsessie
- Tip 8: Kleed je netjes
- Tip 9: Kies een geschikte locatie
- Tip 10: Volg een cursus over effectief werken op afstand
1 | Zorg dat je op tijd bent
Wil je ergernis voorkomen bij medecollega’s? Zorg dan dat je alles bij de hand hebt voor het videobellen. Online wachten voor de vergadering wordt eerder als storend ervaren, dan wachten op een collega in een fysieke vergaderruimte. Log daarom op tijd in voor het videobellen plaatsvindt. Blijken er toch problemen te zijn? Dan kan je dit op tijd communiceren met de desbetreffende personen.
Wil je ergernis voorkomen bij medecollega’s? Zorg dan dat je alles bij de hand hebt voor het videobellen.
2 | Kies een eenvoudige tool
Voor sommige deelnemers kost het veel tijd en moeite, voordat ze alles gereed hebben voor het videobellen. Bij videobellen maak je vaak gebruik van een link of inlogcode. Stuur deze op tijd door naar alle deelnemers van de videoconferentie. Een goede voorbereiding is namelijk al het halve werk!
Richt thuis een werkplek in waar je efficiënt kunt werken.3 | Praat niet door elkaar
Spreken is zilver, zwijgen is goud. Vooral bij het videobellen is het belangrijk om anderen uit te laten praten. Met veel deelnemers kan dit een behoorlijke uitdaging zijn. Gaat de vergadering niet zo gestroomlijnd zoals gehoopt? Kies dan voor een gespreksleider. Misschien lijkt dit in eerste instantie een beetje overbodig, maar vooral bij het videobellen met veel deelnemers is dit de ideale oplossing. De gespreksleider benoemt de discussiepunten, leidt het videobellen en bepaalt van wie hij een reactie verwacht.
4 | Goede internetverbinding
Een videoconferentie vergt een goede en stabiele internetverbinding. Wanneer een deelnemer beschikt over een slechte verbinding, dan zal dit het videobellen nadelig beïnvloeden. Zo kunnen het beeld of geluid haperen of loop je 5 seconden achter op het gesprek. Een oplossing is om de wifi verbinding uit te zetten en over te schakelen op het 4G-netwerk.
Een videoconferentie vergt een goede en stabiele internetverbinding.
5 | Weg met afleidingen
Staat er een videoconferentie op de agenda? Zorg dan dat alle obstakels en items uit het gezichtsveld zijn van de camera. Dit kan zorgen voor afleiding bij deelnemers. Een andere stoorzender tijdens het videobellen zijn achtergrondgeluiden. Denk hierbij aan het koffiezetapparaat dat te veel geluid maakt, huilende baby’s, blaffende honden of andere geluiden die ervoor zorgen dat deelnemers afgeleid raken.
Zorg dat je tijdens het videobellen op een rustige plek zit. 6 | Wees duidelijk
Online vergaderingen kunnen moeizaam verlopen. Wees duidelijk en straal zelfverzekerdheid uit. Zo zorg je ervoor dat jij je publiek meevoert en betrokken blijft bij de vergadering. Als iedereen zijn beste beentje voorzet, kunnen vergaderpunten snel worden behandeld. Zo hoeft een online vergadering niet onnodig extra tijd in beslag te nemen door onduidelijkheden.
7 | Schermdeelsessie
Als je gegevens bespreekt waarbij je verwijst naar externe documenten, zorg er dan voor dat iedereen je ook kan volgen. Deel je scherm zodat de aandacht van je publiek wordt gestuurd naar datgene wat jij uitlicht. Zo voorkom je vragen, zoals: “Waar zijn we gebleven?” en “Wacht even, ik zoek het juiste document.” Wanneer je je scherm deelt zijn verwarringen niet meer aan de orde. Vergeet dan niet om telefoon meldingen uit te zetten om ongemakkelijke momenten te voorkomen.
Als je gegevens bespreekt waarbij je verwijst naar externe documenten, zorg er dan voor dat iedereen je ook kan volgen.
8 | Kleed je netjes
Houd er rekening mee dat het videobellen plaatsvindt in een formele setting. Pas je outfit aan op de setting van de videoconferentie. Ben jij vertegenwoordiger? Laat dan een verzorgde indruk achter door je netjes te kleden. Wij bevelen het dragen van te veel kleurrijke items niet aan bij het videobellen.
Pas je outfit aan op de setting van de videoconferentie.9 | Kies een geschikte locatie
Voer je vanuit huis de videoconferentie? Sommige conferenties verdienen namelijk een professionele setting. Zo is een speciaal ingerichte ruimte met hoogwaardige videoconferentie apparatuur ideaal om te videobellen. Vooral wanneer je vergadering hebt met nieuwe klanten. Met een goed ingerichte thuiswerkplek kun je in een geruststellende omgeving videobellen.
10 | Volg een curus over effectief werken op afstand
Als je met bovenstaande punten rekening houdt tijdens het videobellen, ben je al een mooi eind op weg. Toch kan je met behulp van de online modules van onze partner Teamathome nog verbeteringen toevoegen. Met behulp van de online trainingen leer je hoe je samenwerkt op afstand, prioriteiten stelt, rust en overzicht bewaard en meer over leiderschap op afstand. Handig, toch?
Werkplek voor videobellen
Momenteel nemen steeds meer organisaties hun toevlucht tot videobellen. Werknemers moeten goed voorbereid zijn op dit soort vergaderingen. Pas daarom bovengenoemde tips toe voor een gestroomlijnde videoconferentie. Bij SKEPP denken we graag mee om de ideale thuiswerkplek of het 1,5 meter kantoor in te richten. Doe de quickscan en maak jouw kantoor helemaal coronaproof en klaar om te videobellen!
