Samenwerking op kantoor is heel belangrijk en gemakkelijk te stimuleren door middel van de kantoorinrichting. Op dit moment zal door het coronavirus de samenwerking helaas vaak beperkt blijven tot de ingeroosterde overlegmomenten op Zoom, Skype of Teams. In het nieuwe normaal gaan werknemers weer steeds meer naar kantoor, zij het op 1,5 meter afstand. Met behulp van deze 5 tips weet jij hoe je aan de hand van de kantoorinrichting weer een fijne, maar veilige samenwerking op gang brengt en blijft stimuleren!
1|Creëer een grote open kantoorinrichting met veilige tussenschermen
Waar vroeger vooral gedacht werd dat een eigen ruimte heel belangrijk was, is inmiddels duidelijk dat dat weinig productiviteit en creativiteit oplevert. Mensen die in een open kantoorinrichting zitten, staan in direct contact met hun collega’s. Een gesprekje tussen de werkzaamheden door, even samen koffie halen of een snelle vraag stellen gaan gemakkelijk. De drempel om contact te zoeken met andere collega’s wordt een stuk kleiner. Dit zorgt ervoor dat collega’s elkaar beter leren kennen, betere communicatie hebben en elkaar sneller kunnen helpen. Allemaal zaken die er samen toe bijdragen dat ze beter samenwerken.
Akoestische schermen zorgen ervoor dat collega’s van elkaar gescheiden worden en minder besmettingsgevaar lopen.
Houd echter bij een open kantoorinrichting natuurlijk wel rekening met de regels van het RIVM. Zorg dat er voldoende ruimte tussen verschillende werkplekken wordt gehouden en dat je bij een gesprek op 1,5 meter afstand zit. Plaats om te voldoen aan het anderhalve meter werken bijvoorbeeld plexiglas schermen. Daarnaast is een gesprekje op afstand in een open kantoorinrichting gelukkig heel goed mogelijk.
Plexiglas schermen
2 | Maak gebruik van akoestische schermen
Eén van de kenmerken van een open kantoorinrichting is dat er meer gesprekken plaatsvinden. Dit kan de ruimte soms wat rumoerig maken. Daarom is het belangrijk om ook een werkplek of stilteruimte in de kantoorinrichting te creëren waar medewerkers even rustig op zichzelf kunnen werken aan belangrijke taken.
Zorg er daarnaast voor dat er in de kantoortuin zelf akoestische bureauschermen worden geplaatst. Die schermen zorgen ervoor dat collega’s van elkaar gescheiden worden en minder besmettingsgevaar lopen. Medewerkers worden zo veilig afgeschermd van hun collega’s, zonder dat ze ver weg zijn. Maar let op: houd natuurlijk alsnog de 1,5 meter regel aan. Verder zijn de schermen niet alleen van belang voor het besmettingsgevaar, maar ze zorgen ook dat de open kantoortuin minder rumoerig wordt door geluid te absorberen.
Een informele zithoek in de buitenlucht is ook zeker een goed idee!3 | Zorg voor een informele zithoek
Overleg wordt gestimuleerd op de werkplek zelf door een open kantoorinrichting, maar soms is het fijn even van de werkplek weg te kunnen lopen voor een frisse blik in het overleg. Een informele zithoek in de kantoorinrichting is hier de perfecte oplossing voor. Belangrijk is dat deze zithoek comfortabel en sfeervol is. Het moet een fijne plek zijn die spontaan overleg stimuleert. Dit doe je door bijvoorbeeld een mooie leren bank neer te zetten, een fijne fauteuil daarbij te plaatsen en maak de kantoorinrichting af met een afstijlpakket. Ook is het handig een los krukje erbij te plaatsen.
Deze informele plek in de kantoorinrichting draait helemaal om korte overlegmomenten in een prettige sfeer. Werknemers kunnen even van hun plek komen en zo ook weer andere medewerkers tegen komen. Zorg hierbij wel dat werknemers voldoende afstand kunnen houden. Doe dit bijvoorbeeld met cirkel stickers van 1,5 meter. Zo kun je de 1,5 meter duidelijk op de werkvloer aanbrengen, zodat de gepaste afstand voor iedereen duidelijk is.
Plaats de stoelen in de openbare ruimtes al op 1,5 meter afstand.4 | Stel een ruimte en spullen beschikbaar voor brainstormsessies
Heel belangrijk bij een goede samenwerking is dat mensen ideeën en plannen die ze hebben goed kunnen overleggen én uitwerken. Dit kan al een vergaderruimte zijn of een speciaal ingerichte brainstormruimte. Werknemers kunnen hier samenwerken of hun ideeën presenteren. Zorg dan wel dat er ook genoeg materialen zijn om de gezamenlijke ideeën uit te tekenen, knutselen of schrijven.
Zorg ervoor dat er genoeg ontsmettingsmiddel aanwezig is in de ruimte om spullen en handen mee te kunnen reinigen. Dit is al gemakkelijk realiseerbaar met een desinfectiezuil. En houd er rekening mee dat er niet te veel mensen tegelijk in de ruimte zijn. Stel duidelijke regels op, zodat een stift bijvoorbeeld niet van hand tot hand gaat.
Heel belangrijk bij een goede samenwerking is dat mensen ideeën en plannen die ze hebben goed kunnen overleggen én uitwerken!
5 | Wees creatief met de vaste momenten
Let op! Deze laatste tip stimuleert de samenwerking, maar is minder goed toe te passen in de tijden van corona. Zie het als een bonustip die je in je achterhoofd kunt houden. Iedereen die op kantoor zit heeft zo zijn vaste momenten die elke dag voorkomen. Denk aan koffie halen en naar de printer lopen. Dit zijn de momenten dat mensen van hun plek komen en in gesprekken aangaan met andere mensen dan die waar ze de hele dag al naast zitten. Hét moment dus om toevallige ontmoetingen te stimuleren die leiden tot interessante ideeën en samenwerkingen!
En dat allemaal aan de hand van de kantoorinrichting. Zorg ervoor dat de printer niet om de hoek staat, maar wat verderop in de kantoorinrichting. Als het even kan is het helemaal top als verschillende afdelingen naar dezelfde ruimte in de kantoorinrichting moeten komen om gebruik te maken van de printers. Zo kom je collega’s tegen van andere afdelingen en ontstaan spontane gesprekjes. Soms gaat het slechts over de kat van de buren, maar dit contact met mensen van andere afdelingen met andere gedachtegangen levert vaak ook juist waardevolle gedachtewisselingen op.
Werk veilig maar toch samen
De rode draad in dit verhaal over samenwerken met behulp van de kantoorinrichting is dus om mensen uit hun persoonlijke bubbel te laten komen: toevallige en informele gesprekken stimuleren en mensen de ruimte geven om ideeën en gezamenlijke plannen uit te werken tot iets concreets. En dat allemaal veilig laten gebeuren door mogelijkheden te creëren voor overleg en looproutes op 1,5 meter van elkaar. Wie weet waar zo’n kantoorinrichting die samenwerking stimuleert allemaal toe leidt. Voor meer inspiratie voor een open kantoorinrichting bekijk Officeplanner!
