We hebben al veel verschillende vergaderopstellingen meegemaakt. Er wordt namelijk wat af vergaderd in het kantoorleven. Van een grote geplande vergadering tot aan een spontaan overleg: al met al spenderen we een groot deel van onze werkdag aan deze activiteit. Maar heb je al ooit bewust nagedacht over de juiste vergaderopstelling? Dit kan namelijk heel veel effect hebben op het verloop van de vergadering. Daarom lichten we hier de bekendste vergaderopstellingen uit en welke jij het beste kunt gebruiken voor je vergadering!
De vergaderopstelling in de U-vorm.1 | Vergaderen in vergaderopstelling U-vorm
Eén van de meest gebruikte vergaderopstellingen is de U-vorm. Hierbij zitten de deelnemers aan tafels die in de vorm van een U staan. Vaak staat een voorzitter of gespreksleider voor de deelnemers aan de open kant van de U. De populariteit van deze vergaderopstelling is niet voor niets, want deze vergaderopstelling is uiterst geschikt voor vele verschillende vormen van bijeenkomsten. Denk aan workshops, trainingen en natuurlijk: vergaderingen.
Dit komt doordat er ruimte is voor veel participanten, er is voldoende plek voor het maken van notities en iedereen kan elkaar goed zien en horen. Daarnaast kan de gespreksleider, voorzitter of coach de U-vorm inlopen voor meer interactie met de participanten. Dat maakt deze vergaderopstelling vooral heel geschikt voor bijeenkomsten waar interactie vereist is.
Maak jij al gebruik van de carré vergaderopstelling?2 | Overleg in een carré
Nog een vergaderopstelling die we waarschijnlijk allemaal wel eens meegemaakt hebben tijdens een overleg is de carré. Deze vergaderopstelling lijkt op de U-vorm, alleen is de U in dit geval gesloten. Ook voor deze vergaderopstelling geldt dat deelnemers elkaar goed kunnen zien en horen en dat er ruimte is voor laptops en notities. Het verschil met de U-vorm is dat de voorzitter of gespreksleider niet zo duidelijk als losstaand van de groep gezien wordt, maar meer een deel uitmaakt van de groep en de interactie binnen de groep. Hierdoor is een losse koptafel niet nodig of misschien niet eens gewenst.
In carré is iedereen deel van de groep en gelijk aan elkaar.
Wanneer er veel deelnemers zijn kan de carré erg groot worden en kan het voordeel van elkaar goed kunnen zien en horen komen te vervallen. Mensen zitten namelijk wel haaks op elkaar en kunnen elkaar binnen de grote groep niet zo goed aankijken. Ook worden mensen die op de verschillende hoeken zitten bij een grote groep minder verstaanbaar voor elkaar. Dit belemmert een goede dialoog. Als er sprake is van zo veel deelnemers dat het vierkant te groot wordt, is het dus beter een andere vergaderopstelling te kiezen.
Om de vergaderopstelling in cabaret uit te voeren worden er nog 2 stoelen aan beide zijden van de tafel geplaatst. 3 | Discussiëren in cabaret
Een oplossing voor een grote groep als hierboven genoemd, kan de cabaret vergaderopstelling zijn. Hierbij worden de deelnemers verdeeld over tafels: meestal 2 personen achter de tafel en 2 aan de zijkant, met de blikken gericht op de spreker. Zodra nodig kunnen mensen makkelijk discussiëren en overleggen in kleine groepjes. Omdat ook in deze vergaderopstelling iedereen aan tafel zit, is er ruimte voor laptops, tablets of wat drinken.
Bij deze vergaderopstelling is het belangrijk dat overleg tussen alle deelnemers niet noodzakelijk is, want dat wordt vermoeilijkt. Wel is het goed mogelijk om mensen na hun overleg in de aparte groepjes hun ideeën of uitkomsten te laten presenteren aan de andere groepen op de plek van de spreker. In dat geval kunnen ook grote papieren en stiften op de tafels gelegd worden, zodat de groepen hun aantekeningen daar op uit kunnen werken.
Presenteren in theateropstelling in een creatieve setting! 4 | Presenteren in theateropstelling
Wanneer er niet zo zeer sprake is van een overleg tussen meerdere partijen, maar er iets gepresenteerd of meegedeeld moet worden is de theateropstelling een ideale vergaderopstelling. De deelnemers zitten hierbij in rijen naast elkaar, met het gezicht naar de spreker en zonder tafels. Denk aan de opstelling van, jawel, een theater. Hierbij gaat het vooral om presentaties voor grote groepen. Dit is een ideale manier om aan veel mensen tegelijk een presentatie te geven, omdat iedereen de spreker goed ziet en kan horen. Ook is er de mogelijkheid een groot scherm te gebruiken om delen van de presentatie op te laten zien.
De theateropstelling: ideaal voor presentaties en mededelingen.
Deze vergaderopstelling is handig als er vooral geluisterd moet worden naar de spreker, het niet nodig is om aantekeningen te maken en er is weinig sprake van interactie. Doordat er geen tafels zijn is het maken van aantekeningen niet erg handig namelijk. En interactie wordt door de opstelling waarbij iedereen naast elkaar zit en vooral goed zicht heeft op de spreker ook niet bevorderd.
Met een ronde vergadertafel zit iedereen gelijk aan elkaar. Ideaal voor discussies en besprekingen. 5 | Constructieve dialoog in een kring
We kennen allemaal nog het kringgesprek dat we op de basisschool voerden als weekopening. Iedereen mocht zijn zegje doen en met elkaar kletsen over het weekend. Waarom we deze vergaderopstelling vergeten lijken te zijn als we eenmaal ouder zijn is ons een raadsel. Een kring is namelijk in psychologisch opzicht een perfecte vergaderopstelling om een discussie op gang te brengen. Iedereen zit letterlijk gelijk aan elkaar. Niemand zit op het hoofd of haaks op elkaar. Iedereen kan elkaar zien en iedereen kan door deze gelijke positie even makkelijk het woord nemen.
Dat wil in een vergadering met een vierkante of rechthoekige vergaderopstelling nog wel eens anders zijn. Bij deze opstelling zijn er geen tafels en is er dus geen ruimte voor afleidingen: laptops en mobiels blijven in de tas. Door de gelijke posities wordt een constructieve dialoog bevorderd en kan iedereen, net als vroeger, zijn of haar zegje doen.
Staand vergaderen draagt bij aan een betere productiviteit.6 | Al staand in creatief overleg
Een vergaderopstelling die in opkomst is, maar nog niet bij iedereen even bekend is, is staand vergaderen. Hierbij staan alle deelnemers om een hoge bartafel heen. Aan deze vergaderopstelling zitten verschillende voordelen. Zo is inmiddels gebleken dat het goed voor je is om al dat zittende werk af te wisselen met staand werken. En waarom zou je dat niet tijdens een overleg doen? Nog een voordeel is dat staand werken de creativiteit bevordert. Een overleg waarbij gebrainstormd wordt over nieuwe plannen, oplossingen of andere zaken waarbij creativiteit handig is, kan dus het beste staand plaatsvinden.
Met een staande vergadering wordt de duur van het overleg verkort.
Daarnaast haal je bij een staand overleg het comfort van zitten op een stoel weg. Hierdoor willen mensen dat de vergadering niet te lang duurt en worden de verschillende punten sneller besproken. Zo wordt de duur van het overleg verkort. Staand overleggen is zeker een goede vergaderopstelling dus!
Denk na over de vergaderopstelling
Nu ben je op de hoogte van de verschillende vergaderopstellingen en wanneer welke opstelling het meest efficiënt is. Neem bij de volgende vergadering dus eens niet de positie in waarin de tafels toevallig staan, maar bedenk van tevoren welke opstelling voor het doel van de vergadering het beste werkt. Neem voor het kantoormeubilair van de juiste vergaderopstelling een kijkje in onze Officeplanner Webshop!
Ga naar de Officeplanner Webshop!
