Wat vind jij van vergaderen? 47% van de beroepsbevolking vindt vergaderen tijdsverspilling. Maar daar hebben wij een oplossing voor! Minder vergaderen, productiever werken; dat klinkt goed, toch? Voorkom langdurige vergaderingen met een dagelijkse stand up! Zo ga jij slimmer om met de kostbare tijd van je team en creëer je een gezonde manier van vergaderen. Wil je weten hoe jij een effectieve stand up houdt? Lees dan snel deze blog!
Maak vergaderen leuk en effectief!
Vergaderen is goed voor de teamspirit, maar die langdradige vergaderingen zijn niet meer van deze tijd. 39% dut wel eens weg tijdens vergaderingen, 73% is ander werk aan het doen en 91% is aan het dagdromen tijdens een vergadering. Je luistert niet of nauwelijks naar andere teamleden. Niet echt bevorderlijk voor de teamspirit, vind je wel?
Ook zitten we vaak tijdens een traditionele vergadering. We weten allemaal hoe slecht zitten voor je is. Begin daarom vandaag nog met een stand up! De naam zegt het al; ga staan tijdens de meeting! Kan dat wel als een vergadering online plaatsvindt? Tuurlijk! Zet je zit-sta bureau op stahoogte en neem deel aan de stand up. Heb je nog geen zit-sta bureau op je thuiswerkplek? Bekijk dan nu ons aanbod aan zit-sta bureaus in de webshop!
Shop jouw zit-sta bureau!
Heb jij al een zit-sta bureau?Wat is een stand up precies?
Een stand up is een dagelijkse korte vergadering met je team. Hierin bespreek je hoe het met jouw werkzaamheden gaat en waar je tegenaan loopt. Een tip van ons: plan de stand up aan het begin van de dag. Zo begin je de dag op een slimme en efficiënte manier. Máár een stand up is alleen effectief, als je je aan de regels houdt. Zorg dus dat die effectieve stand up geen ouderwetse en langdradige vergadering wordt.
Een stand up is een bijeenkomst waaraan deelnemers doorgaans staand deelnemen. Het ongemak van langdurig staan is bedoeld om de vergadering zo kort mogelijk te houden.
Hoe voorkom je knelpunten tijdens een stand up?
Een stand up mag minimaal 5 minuten en maximaal 15 minuten duren. Hierdoor blijft iedereen actief deelnemen. Wijs één persoon aan als vergader hoofd. Zo voorkom je dat de stand up te lang duurt. Deze persoon mag altijd onderbreken als er iets niet volgens plan gaat. Wordt er te lang over 1 onderwerp gepraat? Bespreek dit dan na de stand up 1 op 1. Tijdens de stand up gaat het alleen om signaleren.
Vind jij 1 op 1 iets bespreken waar je tegenaan loopt fijn?
Ook moet de leider de interactie tussen teamleden aanmoedigen. Zo houd je de stand up levendig. Zorg ook dat de stand up continu om teamwork draait in plaats van om het bemoeien met werkzaamheden van andere teamleden. Hierdoor zal iedereen zich prettig voelen tijdens de stand up en meer durven te delen over hun werkzaamheden en problemen. Wanneer start jij met een stand up?
Houd rekening met de 4 principes van een stand up
Tijdens een stand up krijgt ieder teamlid een aantal minuten spreektijd. Hierdoor ga je efficiënt met de (kostbare) tijd om en zorg je dat iedereen productief blijft. Tijdens een stand up meeting hanteer je 4 regels. Houd je je aan deze 4 regels? Dan zal de vergadering een stuk effectiever zijn. Maar wat zijn de 4 principes? Lees het hieronder!
✅ Principe 1: Herhaal de stand up elke dag
Begin elke dag met een stand up meeting. De stand up moet op dezelfde plek en op dezelfde tijd plaatsvinden. Hiermee voorkom je onduidelijkheid en verwarring. Waarom moet de vergadering elke dag herhaalt worden? Heel simpel! Hierdoor kun je gemakkelijk de dagelijkse vooruitgang in kaart brengen. Ook wordt het geven en ontvangen van tips en feedback aangemoedigd. Fijn, toch?
Vergaderen aan een bartafel; ideaal om staand en zittend vergaderen af te wisselen!✅ Principe 2: Houd je aan de tijd
Zoals we al eerder zeiden, mag een stand up minimaal 5 minuten en maximaal 15 minuten duren. Duurt je vergadering 5 minuten? Dan heeft ieder teamlid wat minder spreektijd. Ben je met veel teamleden? Ook dan moet je jouw punten snel duidelijk maken, want je spreektijd is zo voorbij. Houd hier voor de vergadering al rekening mee. Zo weet iedereen waar hij of zij aan toe is. Een stand up meeting zorgt dat je efficiënt met je spreektijd omgaat. Nooit meer langdradige vergaderingen! Ideaal, vind je niet?
✅ Principe 3: Laat iedereen 3 vragen beantwoorden
Door de 3 vragen duidelijk te hebben, bepaal jij makkelijker wat je gaat zeggen tijdens jouw spreektijd. Beantwoord eerst de volgende vraag: “wat heb je gisteren gedaan?”. Zo maak jij heel easy een reflectie van de vorige dag. Hierna beantwoord je de vraag “wat ga je vandaag doen?”. Heb je deze vraag beantwoord? Dan maak je gemakkelijk een stappenplan voor de dag. Als laatste vraag je je af welke hobbels je tegenkomt tijdens je werkzaamheden. Door dit te bespreken, voorkom jij deze knelpunten in de toekomst. Nice, hè?
Houd jij een stand up meeting liever in een vergaderruimte of in een open ruimte?✅ Principe 4: Schrijf alles op
Het is handig om alles bij te houden waar je mee bezig bent. Pak een whiteboard of een aantal post its en verdeel je werkzaamheden in 3 onderdelen; to do, doing en done. Door dit in kaart te brengen, weet jij precies waar nog werk aan de winkel is. Én zo verlies jij nooit meer de controle over een project. Dus waar wacht je nog op? Begin vandaag nog met het volgen van deze 4 principes!
Maak van jouw lange vergadering nu een effectieve stand up meeting!
In deze blog heb je kunnen lezen over stand up meetings. Ook hebben wij tips gegeven om effectiever te vergaderen en om efficiënter met de tijd van je teamleden om te gaan. Begin jij met stand up meetings? Dan ben je ook nog eens gezonder bezig en heb je meer tijd over voor jouw werkzaamheden! Hoe fijn? Plan nu een stand up meeting in en ervaar de voordelen.
Met een stand up meeting wordt staand vergaderen aanbevolen. In onze webshop hebben wij genoeg vergadermeubilair voor jou! Met deze meubels kun jij zowel staand als zittend vergaderen. Dus waar wacht je nog op? Bekijk ons vergadermeubilair, kies meubels uit die passen bij jouw kantoorinrichting en ervaar het gemak van ons vergadermeubilair!
Bekijk het vergadermeubilair van SKEPP
