Het maakt niet uit of je er voor kiest om meteen in de opstartfase de kantoorinrichting te gaan verbouwen of op den duur een plan opstelt. Het is geen makkelijke opgave, want waar begin je in godsnaam met een verbouwing? Natuurlijk begin je met een plan van aanpak en hoe verder lees je met de stappenplan in dit blog! Doe er dus vooral je voordeel mee, want dan heb jij in een mum van tijd de verbouwing achter de rug.
Stap 1: waarom de kantoorinrichting aanpassen?
Er zijn verschillende redenen om te beslissen dat je jouw kantoorinrichting gaat aanpassen. Toch is er waarschijnlijk een moment geweest waar je gedacht hebt ‘nu kan het niet meer langer zo’. Dit kan zijn doordat er geen nieuw bureau meer vrij was voor een nieuwe werknemer of dat het personeel klachten heeft over het feit dat de kantoorinrichting niet meer aan de hedendaagse eisen voldoet. Welke reden het ook is, realiseer voordat je gaat beginnen aan de verbouwing wat je daadwerkelijk wilt veranderen. De dingen die jij namelijk wilt veranderen in de kantoorinrichting moeten centraal staat bij de verbouwing.
Jouw nieuwe kantoorruimte inrichten hoeft niet moeilijk te zijn!Stap 2: wat zijn de plannen?
Bij een verbouwing kan veel komen kijken, dit hangt echter helemaal af van wat de plannen van jouw bedrijf zijn. Is een herinrichting voldoende? Dan hoeft er alleen maar gekeken te worden naar nieuwe meubelen voor in de kantoorinrichting. Neem hiervoor een kijkje in de Officeplanner Webshop. Hier vind je verschillende categorieën aan meubilair. Heb je een bureaustoel, kast of tafels nodig? Je vindt het allemaal in de Officeplanner Webshop.
Bekijk de Officeplanner Webshop!
Pak je het groter aan? Houdt dan rekening met de wanden, plafonds, vloeren, raambekleding, akoestiek en eventueel schilderwerk. Om bij deze grote verbouwing niet het overzicht te verliezen, is het geen slecht idee om dit allemaal netjes uit te werken in een verbouwingsplan. Zo ben je er zeker van dat je niets vergeet!
Een verbouwing vraagt om een ontwerp, werkvoorbereiding en begeleiding.
Stap 3: de financiering
Wat kost een verbouwing of inrichting van een kantoor? Het is niet eenvoudig om een begroting te maken wat een nieuwe kantoorinrichting precies gaat kosten. Toch zijn er wat ‘gouden regels’ die je kunt gebruiken om een begroting te maken of een beeld te krijgen van de mogelijke financiële kostenpost.
Ook niet geheel onbelangrijk: de financiering voor het meubilair.Breng eerst alle posten van de verbouwing in kaart en ga pas daarna na wat elke post zou kunnen kosten. Hierdoor houdt je overzicht en is de kans kleiner dat je zaken vergeet. Het overschrijden van een budget komt meestal niet omdat posten duurder uitvallen, maar omdat er zaken waren vergeten.
Een verbouwing vraagt om een ontwerp, werkvoorbereiding en begeleiding. Bij een aannemer zijn deze terug te vinden als zogenaamde ‘staartkosten’, terwijl projectmanagers vaak een bedrag rekenen op uurbasis. Deze kosten zijn niet direct verbonden aan de verbouwing, maar worden later in rekening gebracht, hierdoor worden deze daarom vaak vergeten.
Stap 4: verantwoordelijkheid van de verbouwing
Wie gaat de verbouwing onder de hand nemen? Zolang namelijk niet duidelijk is wie wat gaat doen, kun je er zelfs beter helemaal niet aan beginnen. Onduidelijkheid zorgt ervoor dat werkzaamheden vertraging zullen oplopen en het de verbouwing belemmerd. Je wilt niet onnodig tijd kwijt zijn door onduidelijkheid.
Maak van te voren een plan wie welke verantwoordelijkheid heeft.Je kunt ervoor kiezen om een externe partij in te schakelen. Het is dan ook belangrijk wanneer welk bedrijf langskomt om te helpen met de verbouwing. Het kan namelijk niet zo zijn dat de schilder eerder langs komt dan de stukadoor. Zorg dat je dit goed in de planning vastlegt met daarnaast de contactpersoon van elk bedrijf om zo de lijntjes zo kort mogelijk te houden.
Onduidelijkheid zorgt ervoor dat werkzaamheden vertraging zullen oplopen en het de verbouwing belemmerd.
Wanneer je niet een al te grote verbouwing hebt en alleen de kantoorinrichting wilt aanpassen, kun je voor een interieuradviseur kiezen. Een interieuradviseur die op basis van jouw wensen en eisen een designinrichtingsvoorstel doet, waarna het werken in een Activity Based werken omgeving kan beginnen! Klinkt niet verkeerd toch? Bekijk voor alle mogelijkheden eens naar Officeplanner: dé meest flexibele kantoorinrichting.
Wil je graag zelf de touwtjes in handen houden bekijk dan de Officeplanner Designer. Hiermee kun je zelf je eigen ruimte inrichten. Je kiest de afmetingen van je kantoorruimte, waarna het inrichten kan beginnen. Met de spullen uit de Webshop van Officeplanner kun jij je kantoorinrichting geheel zelf voorzien van jouw wensen en eisen!
Een kleinere ruimte aanpassen brengt minder risico's met zich mee.Stap 5: de opleveringsdatum
Een planning wanneer bepaalde werkzaamheden af moeten zijn, zorgt ervoor dat de verbouwing zo min mogelijk verstoord wordt. Dit is iets wat je samen met de externe partijen opstelt. Samen leg je de werkzaamheden vast en plan je een verwachte einddatum waarop alles klaar moet zijn. Bedenk natuurlijk wel: hoe meer er moet gebeuren, des te meer risico je loopt dat er iets misgaat in de planning. Zorg dus bij een grote verbouwing van je kantoorinrichting dat je voldoende ruimte incalculeert voor tegenvallers.
Hoe meer er moet gebeuren, des te meer risico je loopt dat er iets misgaat in de planning.
Stap 6: tijd om te beginnen!
Na alles in kaart te hebben gebracht is het dan eindelijk zo ver: tijd om te verbouwen! Jij als ondernemer moet ervoor zorgen dat de verbouwing in zulke goed mogelijke banen verloopt, dit door goed te blijven communiceren. Het kan natuurlijk gebeuren dat iemand een keer ziek of verhinderd is, maar het moet niet zo zijn dat de verbouwing een half jaar of langer uitloopt. Hier zal het bedrijf namelijk alleen maar onder lijden. Aan jou de taak dus om dit onder handen te nemen dat iedereen zo snel mogelijk profijt heeft van de nieuwe kantoorinrichting.
Wanneer jij investeert in de werkomgeving voor je werknemers kun je ook verwachten dat zij zullen investeren in het bedrijf!
Stap 7: oplevering
Na misschien maanden van stress en geploeter is het alleen maar mooier als de nieuwe kantoorinrichting tot in de punten af is. Het kan natuurlijk zijn dat er hier en daar nog kleine dingen moeten worden gebeuren, maar het grootste gedeelte is achter de rug. Tijd om dus te gaan genieten van de nieuwe kantoorinrichting! Een nieuwe kantoorinrichting zorgt ervoor dat werknemers ook weer met volle moed aan het werk gaan. Wanneer jij investeert in de werkomgeving voor je werknemers kun je ook verwachten dat zij zullen investeren in het bedrijf.
Het kost tijd, maar het eindresultaat mag er wezen!Loop je vast met het stappenplan?
Wij geloven dat met dit stappenplan de verbouwing van jouw kantoorinrichting je gemakkelijk af gaat. Ben jij toe aan een nieuwe kantoorinrichting maar weet je nog niet hoe je dit helemaal precies wilt aanpakken? Bij SKEPP helpen onze interieuradviseurs je graag met het maken van een gepersonaliseerd designinrichtingsvoorstel. Op basis van jouw wensen en eisen zorgen we ervoor een kantoorinrichting die helemaal aansluit op jouw bedrijf!
