Het kantoorpersoneel brengt een groot deel van de dag door achter het bureau. Daarom kun je er beter gewoon het beste van maken. Hoe je dat doet? Door je werkplek schoon en opgeruimd te houden! Bevorder je productiviteit en creativiteit met een clean desk policy. Lees er alles over in deze blog.
Wat is een clean desk policy?
Clean desk policy houdt in dat er zo min mogelijk op je bureau ligt. Alleen de spullen die je echt nodig hebt voor je werkzaamheden liggen naast je. Dit zijn bijvoorbeeld je laptop, muis, telefoon en notitieboekje. De reden hiervoor? Simpel! Je raakt minder snel afgeleid en richt je volledig op hetgeen wat je te doen hebt. Hoe het werkt leer je aan de hand van de volgende 5 stappen. Lees verder om erachter te komen hoe je een clean desk policy hanteert en wat de voordelen zijn.
1 | Zorg dat iedereen op de hoogte is
Een clean desk policy moet voor iedereen gelden, mocht je willen dat het werkt. Het heeft geen zin als de directeur zijn bureau vol heeft met prullaria en een salesmanager zijn bureau leeg moet houden. Is iedereen op de hoogte van de clean desk policy? Dan is de kans van slagen een stuk hoger! Communiceer dit door middel van een interne aankondiging via mail of een vergadering. Regel dit vanaf de eerste dag, zodat werknemers gelijk weten waar ze aan toe zijn.
Iedereen werkt op zijn eigen manier aan zijn bureau. Voor de kantoor rommelaars zal deze stap naar een schoon bureaublad een grotere verandering zijn. Leg daarom duidelijk uit waarom je deze verandering uitvoert en communiceer dit met je collega’s. Iedereen weet dan wat er precies gaat veranderen en welke impact het heeft. Geef mensen ook de ruimte om vragen te stellen. Zo zorg je voor de beste clean desk policy op je kantoor.
2 | Geef het goede voorbeeld!
Zorg ervoor dat je voor een schone werkplek gaat met het hele team. Het naleven van een clean desk policy kan alleen werken als je het samen doet. Als de managers het goede voorbeeld geven zal de rest ook volgen. Hanteer duidelijke regels en houd stand bij de afspraken die zijn gemaakt. Maak iedereen verantwoordelijk voor zijn eigen bureau. Alle neuzen dezelfde kant op is belangrijk om clean desk policy te laten slagen.
Een opgeruimd kantoor draagt bij aan de productiviteit.3 | Zorg voor genoeg opbergruimte
Nu alle afleiding van het bureau is geveegd, moet het ergens heen. De rommel verplaatsen naar een vensterbank of algemene kast heeft natuurlijk geen zin. Het idee achter clean desk policy is dat er geen afleiding ligt en alle onnodige zaken zijn opgeruimd. De zaken die niet op je bureau staan moeten echt opgeruimd worden op de aangewezen plek. Een rommelig bureau leid je (onbewust) af van je werkzaamheden.
Zorg voor voldoende opbergruimte. Archiefkasten zijn een must in je kantoor. Hier kun je makkelijk en gestructureerd al je papierwerk kwijt. Om nog een stapje verder te gaan kun je postvakjes maken voor iedere werknemer. Liever een vaste plek voor een kantoorkast? Dan zijn de archiefkasten van SKEPP ideaal, deze kunnen namelijk vergrendeld worden. Nu zijn al je zaken netjes opgeborgen en veilig achter slot en grendel. Heb je geen privacy gevoelige documenten? Dan is een dressoir of een roomdivider een goede optie. Liever zelf een kijkje nemen? Bekijk dan de webshop.
4 | Deel de voordelen met je team
Om ervoor te zorgen dat iedereen op kantoor enthousiast wordt over het idee van een clean desk policy is het slim om de voordelen uit te lichten. Niet alleen voor het bedrijf is het een betere manier van werken. Ook voor de werknemer zelf is het gunstig. Als de mensen op kantoor dit door hebben zullen ze eerder overtuigd zijn van de voordelen.
- Professionele uitstraling; Als bedrijf wil je je positioneren als professioneel, gestructureerd en betrouwbaar. Met rommelige en volle bureaus is dat niet mogelijk. De klant zal geen zaken met je willen doen als je kantoor een grote puinhoop is. Het schept de verwachting dat je net zo rommelig bent in de samenwerking als de uitstraling van je bureau.
- Efficiënter; door alleen de essentiële benodigdheden op je bureau te plaatsen, houd je het overzichtelijk en heb je alles binnen handbereik. Alle documenten zijn geordend in de kast. Heb je een specifiek document nodig? Dan weet je precies waar je moet zoeken. Dit kost je minder tijd. Je werkt nu gestructureerd en daardoor veel efficiënter.
- Meer focus; Uit onderzoek is gebleken dat een opgeruimd bureau zorgt voor meer focus voor de taak waar je mee bezig bent. Staat je bureau vol met dingen die niet van belang zijn? Ruim het gelijk op! In je hoofd wil je afmaken wat je nog moet uitvoeren. Door je bureau netjes op te ruimen verhoog je de productiviteit door een betere focus!
- Veiliger; In elke organisatie krijgen medewerkers te maken met privacygevoelige informatie. Je wilt natuurlijk niet dat deze informatie in verkeerde handen belandt. Door een clean desk policy is het makkelijk om gevoelige data veilig te stellen. Alle vertrouwelijke documenten worden opgeborgen in een vergrendelde archiefkast. Gebruik een wachtwoordmanager om wachtwoorden en andere data veilig te bewaren. Met een clean desk policy komt gevoelige informatie nooit bij de verkeerde persoon terecht. Wel zo veilig hè?
5 | Houd je aan de regels
Stel een aantal duidelijke regels op en kom deze na met je hele team. Door het hanteren van een duidelijk systeem worden mensen bewust van de verandering en wordt het “normaal”. Herinner het personeel af en toe met een interne mail, zodat iedereen zich eraan houdt. Zorg dat iedereen zijn bureau aan het einde van de dag opruimt. De volgende dag begin je met een fris bureau. Dat bevordert de productiviteit, rust en overzicht op de werkvloer!
Houd je bureau opgeruimd voor de beste focus.Aan de slag met clean desk policy
Al begonnen met clean desk policy? Waar wacht je nog op! Maak een plan, stel je collega’s op de hoogte en begin met het verbouwen van je kantoor! Een opgeruimd kantoor zorgt voor een opgeruimd hoofd. Dankzij het toepassen van clean desk policy zorg je voor meer productiviteit, creativiteit en rust! Benieuwd naar handige archiefkasten, dressoirs en bureaus? Neem dan een kijkje op de webshop!
Bekijk de webshop!
