Papierloos werken in jouw kantoorruimte? Maak gebruik van deze tips!

  • Door Madée Reinerink
  • dinsdag 5 november 2019

Ontdek de voordelen van papierloos werken en transformeer de kantoorruimte in een digitale werkplek. De paperless-wind waait de laatste jaren al over vele kantoren en organisaties. Steeds meer organisaties schakelen over op papierloos werken en kiezen voor het digitaal opslaan van documenten. Ben jij iemand die nog niet papierloos werkt, omdat je gewoonweg nog niet overtuigd bent? In dit blog hebben wij de voordelen van het papierloze kantoor voor jou op een rijtje gezet.


Een digitale werkplek vs. een papieren werkomgeving

Tegenwoordig zijn er steeds meer digitale toepassingen en softwaresystemen voor het opslaan en monitoren van informatie. Het voordeel hiervan is dat werknemers tegenwoordig papierloos werken. Ondanks dat papierloos werken vele voordelen met zich meebrengt, zijn er nog steeds veel bedrijven die gebruik maken van papieren dossiers en notitieblokken. Zonde vinden wij, want zo benutten bedrijven niet het maximale uit hun onderneming.  

Kantoorruimte Mathenesserdijk 418e Een digitale werkplek of een papieren werkomgeving? In deze kantoorruimte maken ze gebruik van beide.

Papierloos werken, hoe pak je dit aan? 

Ben je al die stapels papier op je bureau helemaal beu? Kost het zoeken naar het juiste document jou onnodig veel tijd? Dit zijn slechts enkele redenen om te zorgen dat papier in de kantoorruimte verbannen wordt. Daarom vind je hieronder de 6 voordelen van papierloos werken opgesomd: 

#1 Kies voor plaats- en tijdonafhankelijk werken

Een van de belangrijkste voordelen van papierloos werken is flexibiliteit. Als je altijd toegang hebt tot de server, kunnen je medewerkers overal en op elk tijdstip aan het werk. Of je werknemers nu vanuit het hoofdkantoor, thuis, in de trein of op een conferentie aan het werk zijn, ze hebben altijd de benodigde bestanden tot hun beschikking. 

Een van de belangrijkste voordelen van papierloos werken is flexibiliteit. 

Dit geeft de werknemer meer flexibiliteit om altijd en overal aan de slag te kunnen en stelt de werkgever in staat om op kantoorruimte te besparen. Met papierloos werken heb je overal toegang tot de server en kunnen werknemers vaker thuiswerken of de werkdag doorbrengen in business lounges. Zo heb jij als werkgever minder werkplekken nodig op kantoor, waardoor jij als werkgever bezuinigt. 

Kantoorruimte Kastanjelaan 400 Overal en op ieder moment aan het werk kunnen, ideaal toch?

#2 Samenwerking gaat verder dan binnen de bedrijfsmuren

Digitaal werken zorgt er voor dat kennis makkelijker uitgewisseld kan worden. Voor iedereen is de juiste informatie beschikbaar op één centrale plek. Vooral bij projecten werken bedrijven vaak samen met externe partners. Als alle projectgerelateerde documenten worden gedigitaliseerd en beschikbaar worden gemaakt, dan is samenwerking door papierloos werken stukken eenvoudiger. Medewerkers kunnen op deze manier ook eenvoudig gegevens delen en ophalen via hun smartphone, tablet of desktop.  

#3 Nooit meer stapels doorspitten

Geef toe: een aktetas vol papier geeft nu eenmaal geen productief gevoel. Daarnaast ben je altijd op zoek naar dat ene documunt. Bespaar dus tijd door papierloos werken. Je hoeft geen stapels papierwerk meer door te spitten, wat de productiviteit op de werkvloer verhoogt. Met een digitale werkomgeving vind je binnen een paar tikken en klikken de informatie die je nodig hebt. Ideaal toch? 

 Bespaar tijd door papierloos werken in te voeren

#4 Creëer extra ruimte op kantoor

Papierloos werken zorgt ervoor dat papier niet langer meer bewaard hoeft te worden. Je hebt dus minder kastruimte nodig voor het papieren archief. Hoog tijd dus om lege kasten, lades en vakken uit het kantoor te halen, waardoor je extra ruimte creëert. Met deze ruimte kun je kiezen om extra plekken te implementeren, zodat werknemers Activity Based kunnen werken. 

Kantoorruimte De werf 1 Met een papierloos kantoor heb je geen grote kasten meer in de weg staan.

#5 Veiligheid door het papierloos werken

In de digitale werkomgeving wordt de juiste informatie direct naar de desbetreffende, bevoegde medewerker gestuurd. Documenten worden veilig opgeslagen en de kans op het verliezen van documenten is vrijwel nihil. Door processen van het begin tot eind te automatiseren kan de kwaliteit van informatie beter gewaarborgd worden en is de kans kleiner op blijvende reputatieschade door foutief menselijk handelen. Door een toegenomen transparantie door de hele onderneming kan er binnen het bedrijf beter en sneller richting de klant worden gemonitord.  

Door processen van het begin tot eind te automatiseren kan de kwaliteit van informatie beter gewaarborgd worden.

Naast dat het mogelijk is dat waardevolle spullen worden gestolen in de kantoorruimte, hoeven inbrekers tegenwoordig niet meer fysiek aanwezig te zijn in de kantoorruimte om grote schade aan te brengen. Houd tegenwoordig rekening met de cybersecurity van jouw kantoorruimte. Wanneer jouw medewerkers bewust zijn van de gevaren en risico’s van cybercriminaliteit, neemt de kans op diefstal op grote schaal af. Ben je benieuwd naar de mogelijkheden tegen het beveiligen van cybersecurity? Lees het hier ⬇


Blog 'Jouw kantoorruimte beter beveiligen?'

#6 Draag bij aan een beter milieu  

Een ander aspect is een duurzaamheid. Papierloos werken is namelijk zeer duurzaam. Onnodig printen leidt tot minder inktgebruik, maar nog belangrijker: door minder papierproductie kunnen bomen worden bespaard. Uit een boomstam van 10 meter en 30 centimeter dik kunnen ongeveer 80.000 vellen A4-papier worden gemaakt. Als je weet hoeveel papier er geprint wordt op kantoor, kun je uitrekenen hoeveel bomen er onnodig gekapt zijn.

Kantoorruimte Anthony Fokkerweg 1 Zorg dat werknemers bewust worden van duurzaamheid met een duurzame kantoorinrichting.

Een slecht voorbeeld doet slecht volgen 

Werknemers blijven zich vaak vasthouden aan oude gewoonten. We zijn immers een stel gewoontedieren met z'n allen. Mensen zijn gewend om van papier te lezen. Uit onderzoek blijkt dat het vooral de managers zijn die het verkeerde voorbeeld geven, door meer te printen dan hun medewerkers. En je weet het, een slecht voorbeeld doet slecht volgen. Toch staat er technisch gezien niet heel veel in de weg om een werkomgeving van papierloos werken te realiseren. Servers kunnen namelijk voldoende ruimte en verwerkingskracht bieden om vrijwel elke hoeveelheid gegevens en bestanden te verwerken. 

Er staat technisch gezien niet heel veel in de weg om een werkomgeving van papierloos werken te realiseren. 

Papierloos werken realistisch? 

Papierloos werken kan pas gerealiseerd worden als je collega’s met je meedoen. Ook al is papier in de kantooromgeving een vertrouwd verschijnsel, de toekomst zal laten zien dat de digitale werkomgeving realiteit wordt. Op zoek naar een papierloos kantoor? Onze vastgoedconsultants helpen je gratis en vrijblijvend bij de zoektocht naar een kantoorruimte die aansluit bij jouw wensen en eisen. Zorg dat jouw bedrijf klaar is voor de toekomst door papierloos werken! 


Neem contact op!

Kantoorinrichting met Officeplanner

Ben je op zoek naar een nieuwe kantoorinrichting of zoek je enkel wat meubilair voor je kantoor? Ga dan voor Officeplanner! Je richt zelf virtueel je droomkantoor in of vraagt een persoonlijk inrichtingsvoorstel aan door onze Personal Designer. Daarnaast kun je ook direct meubilair bestellen in de webshop. Meer weten over de mogelijkheden van Officeplanner? Download dan gratis de brochure, lees meer over de ongekende flexibiliteit van Officeplanner en wie weet heb jij binnen no-time jouw droominrichting!

Download brochure