Hoe gaat Artificial Intelligence invloed hebben op de kantoorwereld?

  • Door Laure Strikker
  • dinsdag 21 april 2020

In dit blog worden de voor- en nadelen van Artificial Intelligence (Al) op een rijtje gezet. Welke invloed heeft dit nou eigenlijk op de kantoorwereld? Wat betekent dit in de toekomst voor jouw bedrijf? En niet geheel onbelangrijk, wat is nou Artificial Intelligence?


Artificial Intelligence oftewel kunstmatige intelligentie. Artificial Intelligence is de intelligentie waar software, apparaten en machines zelfstandig problemen oplossen. Hierbij wordt het denkvermogen van de mens geïmiteerd. Welke rol zal dit krijgen op kantoor? Wat voor een invloed heeft dit op de werkvloer? Gaan computers beter presteren dan de mens? Artificial Intelligence brengt veel dilemma's met zich mee. Voor de voor- en nadelen van Artificial Intelligence in de kantoorwereld lees snel verder!

receptie In dit kantoorpand wordt gebruik gemaakt van de digitale receptie, een echte must have!

✅ Wat zijn de voordelen voor jouw organisatie? 

AI biedt verschillende voordelen voor jouw organisatie. Denk hierbij aan het versnellen en vergemakkelijken van bepaalde processen. Op deze manier kun jij jou werknemers optimaal benutten en kunnen zij hun kennis en kunde op een bepaald vakgebied volledig inzetten voor de organisatie.

“Al zorgt het voor het versnellen en vergemakkelijken van bepaalde processen!”

1. Bevorderen van het wervingsproces 

Het invullen van openstaande posities in jouw onderneming kost vaak veel tijd, is duur en frustrerend. Artificial Intelligence kan hier voor jou een grote impact in hebben. De HR afdeling kan profiteren van AI gedreven tools om het wervingsproces te bevorderen. Hoe ziet dit er nou precies uit? Denk hierbij aan tools die potentiële kandidaten beter matchen met de desbetreffende functie. Daarnaast bijvoorbeeld een tool waarmee managers de prestaties van hun werknemers kunnen meten. Op deze manier wordt de juiste persoon geselecteerd voor promotie.

2. Terugkerende administratieve taken zijn verleden tijd

Er zijn binnen elke organisatie genoeg taken waar veel tijd aan besteed wordt maar die weinig tot geen waarde hebben. Een voorbeeld hiervan is het inplannen van een vergadering. Er moet een vergadering gepland worden waarbij 7 mensen aanwezig moeten zijn. Het kost veel tijd om een plekje in de agenda’s te vinden wanneer iedereen beschikbaar is. Het is voor de organisatie belangrijker dat jouw werknemers de tijd goed besteden aan andere belangrijke taken.

Artificial Intelligence biedt jou een oplossing. Een tool zoals X.ai geeft jouw werknemers een AI-ondersteunende persoonlijke assistent. De assistente voert administratieve taken uit, zoals het plannen, opnieuwe plannen en annuleren van de vergaderingen. Het notuleren en verspreiden van de notulen kost ook onnodig veel tijd maar is wel nuttig. Ook hier biedt AI een oplossing. Hier zijn ook verschillende tools voor beschikbaar. De tools ontzorgen jouw werknemers, waardoor hun tijd optimaal benut kan worden. 

Nog een tweede optie om dit probleem te verhelpen is de booking display. Via een app kun je binnen enkele seconden de desbetreffende ruimte reserveren voor je vergadering en de deelnemers worden hiervoor uitgenodigd. Zo kan er geen verwarring ontstaan voor  wat betreft de bezetting van de ruimtes.

booking displayDe bookings display geeft de beschikbaarheid van de ruimte aan en is handig te bedienen via een app!

3. Meer tijd en energie

Productiviteit van je werknemers is een belangrijk onderdeel. Artificial Intelligence heeft veel invloed op dit aspect. Artificial Intelligence kan zorgen voor basis-, routine- en alledaagse werkzaamheden. Werknemers krijgen zo meer tijd en energie voor strategisch denken en meer creativiteit. Meer tijd zorgt voor meer creativiteit wat leidt tot meer energie en een productieve werknemer. Het is een win-win situatie en zowel jij als je werknemers hebben hier profijt van. Wist je dat AI ook verschillende tools biedt om de productiviteit van je werknemers te analyseren

4. Digitale receptie

Onder AI valt ook de digitale receptie. Voorheen werd de taak van receptionist vervuld door een persoon, maar tegenwoordig kan dat ook digitaal worden gedaan. Met de digitale receptie kunnen de bezoekers bij binnenkomst zelf doorgeven met wie er een afspraak staat gepland. De digitale receptie belt de desbetreffende persoon. Niet alleen handig, maar het kan ook een besparing op je personeelskosten zijn. Nieuwsgierig naar de digitale receptie? Check de button hieronder:


Bekijk de digitale receptie!

❎ Brengt Artificial Intelligence ook nadelen met zich mee?  

Naast de voordelen brengt AI ook een aantal nadelen met zich mee. Hoe zit het met de privacy? En is het wel menselijk genoeg of wordt dat praatje bij de receptie toch wel erg gewaardeerd? Benieuwd naar de risico’s en nadelen van Artificial Intelligence? Wij hebben ze voor jou op een rijtje gezet.

1. Dubbele afspraken, wat nu? 

We weten nu inmiddels dat vergaderingen plannen, deelnemers uitnodigen, ruimtes reserveren en de notulen doorsturen allemaal via AI gedaan kan worden. Hangt hier ook een risico aan zul jij je afvragen? Het antwoord is ja. Omdat dit op een digitale manier gaat heb jij er zelf natuurlijk minder invloed op. Zit er een fout in het systeem? Dan kan het gebeuren dat er bijvoorbeeld een dubbele afspraak wordt ingepland. Wil je dit nou voorkomen? Zorg dan altijd dat het even goed gecheckt wordt. Op deze manier kom je niet voor verrassingen te staan en kost het jouw werknemers alsnog minder tijd dan wanneer alles handmatig moet worden uitgevoerd.

 “Hangt hier ook een risico aan zul jij je afvragen?”

2. Afhankelijk worden van apparaten de toekomst?

Gaat Artificial Intelligence ons volledig overnemen? En worden bepaalde werknemers overbodig? Dat zijn een aantal vragen waar veel mensen mee kampen. Een aantal banen zullen in de toekomst misschien komen te vervallen, maar vergeet niet hoe belangrijk werknemers zijn. Een digitale receptie is leuk en erg handig, maar een vriendelijke glimlach en een praatje bij binnenkomst ook. Het is afhankelijk van het type organisatie. Wat past bij jou onderneming? Die vraag zul jij jezelf moeten stellen. Maar vergeet dus niet wat een stukje menselijkheid voor jouw bedrijf kan betekenen.

3. Hackers op de kust

De komst van de slimme apparaten brengt ook een aantal risico’s met zich mee voor de privacy. Al deze apparaten werken met bepaalde data. Die data moet ergens vandaan komen en kan daarom privacygevoelig zijn. Zorg daarom altijd dat jouw slimme apparaten goed beveiligd zijn en dat hackers geen toegang krijgen. Let op de beveiliging uit bescherming van bijvoorbeeld jouw klanten, werknemers en andere vertrouwelijke informatie.

digitale receptieDe digitale receptie is een handige digitale toevoeging voor jouw organisatie!

Meer informatie over het toepassen van Artificial Intelligence in jouw bedrijf?

Heb je vragen over Artificial Intelligence? Wil je meer weten over smartbuilding? Of over onze Officekit producten? Neem dan contact op met onze vastgoedexperts. Zij helpen je gratis en geheel vrijblijvend bij het zoeken naar een geschikt kantoor voor jou Met bijpassende AI producten. Mail naar info@skepp.com of bel ons via de button hieronder. Wij zorgen er samen met jou voor dat jouw onderneming in een mum van tijd helemaal Artificial Intelligence proof gemaakt is.


Neem contact op!

Kantoorinrichting met Officeplanner

Ben je op zoek naar een nieuwe kantoorinrichting of zoek je enkel wat meubilair voor je kantoor? Ga dan voor Officeplanner! Je richt zelf virtueel je droomkantoor in of vraagt een persoonlijk inrichtingsvoorstel aan door onze Personal Designer. Daarnaast kun je ook direct meubilair bestellen in de webshop. Meer weten over de mogelijkheden van Officeplanner? Download dan gratis de brochure, lees meer over de ongekende flexibiliteit van Officeplanner en wie weet heb jij binnen no-time jouw droominrichting!

Download brochure