Online vergaderen? Probeer deze methode eens!

  • Door Wouter Stens
  • dinsdag 19 januari 2021

Je bent vast gewend aan het online vergaderen. Online vergaderen is een prima methode voor het delen van informatie. Maar er is een andere methode die gezonder is en je ook nog eens tijd bespaard! Met een "stand up meeting" gaat je team slimmer om met tijd en dat op een gezonde manier! Benieuwd hoe je deze methode toepast? Lees dan snel verder!


 

Hoe vergader jij

Hoe vergader jij het liefste?

Wat houdt een stand up meeting in?

De naam zegt het al; een staande vergadering. Met de staande vergadering zijn traditionele vergaderingen verleden tijd. Met de stand up meeting krijgt elk teamlid een paar minuten spreektijd, waardoor er efficiënt met de tijd wordt omgegaan. Een stand up meeting bestaat uit het hanteren van 4 regels. Als je deze 4 regels met jouw team aanhoudt, worden vergaderingen een stuk efficiënter. De 4 principes van deze methode zijn als volgt:

#1. Elke dag herhalen

De stand up meeting moet elke dag herhaald worden. Dit moet gebeuren op dezelfde plek en dezelfde tijd. De stand-up meeting moet aan het begin van de dag plaatsvinden. Door het elke dag te herhalen, wordt de dagelijkse vooruitgang zichtbaar. Het geven en ontvangen van feedback wordt bemoedigd door het dagelijks herhalen. 

#2. Korte vergadering

De stand up meeting moet maximaal 5 tot 15 minuten duren. De lengte van de vergadering bepaalt de spreektijd per teamlid. Ben je met veel teamleden? Dan moet je snel jouw punten op tafel leggen, want jouw spreektijd is dan snel voorbij. Een "stand-up meeting" vraagt je om efficiënt met je spreektijd om te gaan. Dit zorgt voor het delen van de belangrijkste punten die je kwijt wil.

#3. Beantwoord 3 vragen

Aan de hand van 3 vragen bepaal jij wat jij gaat zeggen tijdens jouw spreektijd. Als eerste vraag je je af wat je gisteren gedaan hebt. Hierdoor maak je voor jezelf een reflectie van de afgelopen dag. Hierna vraag je jezelf af wat je vandaag gaat doen. Door deze vraag maak je voor jezelf een stappenplan om jouw doel te bereiken. Als laatste vraag je jezelf af welke struikelpunten er kunnen ontstaan. Door dit te bespreken, kan je deze struikelpunten in de toekomst voorkomen.

#4.  Houd alles bij

Ben je bezig met een project? Dan is het handig om alles bij te houden. Pak een whiteboard en verdeel deze in drie delen; to do, doing & done. Plak post-its met de werkzaamheden op één van de drie delen. Zo zie je snel hoe ver je bent met het project en behoud je de controle over het project. 

 

Online vergaderen doe je volgens de 4 principes

Effectief online vergaderen doe je zo!


Lees meer over effectief online vergaderen!

Minder vergaderen

47% van de Nederlandse werknemers vinden vergaderingen de nummer 1 tijdverspiller tijdens de werkdag. Grote kans is dat jij dat ook vindt! De stand up meeting gaat jou dus helpen met het verminderen van de vergadertijd. Stel het eens voor aan jouw team, wie weet heb jij binnenkort meer tijd over voor andere belangrijke werkzaamheden.

Online vergaderen op een gezonde manier

Wist je al dat staand werken veel voordelen heeft? Met staand werken krijg je een boost van concentratie en gezondheid. Ook in een staande vergadering gelden deze voordelen. Een stand up meeting is ook goed toepasbaar op kantoor. We zijn gewend om zittend te vergaderen, maar staand vergaderen is veel gezonder. Dit komt omdat je een natuurlijke houding aanneemt. Wist je dat bij staand vergaderen je hart 10x meer bloed je lichaam rondpompt?

 

Staand vergaderen op kantoor doe je met een hoge vergadertafel

Staand vergaderen doe je met een hoge vergadertafel.


Lees nu de voordelen van staand werken!

Belang van vergaderen

We zijn door het coronavirus genoodzaakt om meer thuis te werken. Dan is het soms moeilijk om in contact te blijven met jouw collega’s. Het houden van een online vergadering is enorm belangrijk om jouw collega’s te blijven spreken. Dit bevorderd ook de teamspirit, wat tijdens corona tijd enorm belangrijk is om te onderhouden. Vergaderingen zijn niet direct bedoeld voor het verbeteren van de teamspirit, maar ze dragen er toch aan mee!

Voorkom nu de knelpunten van vergaderen

Soms verlopen vergaderingen niet volledig volgens plan. Vooral als een vergadering kort is, verlopen dingen soms anders dan verwacht. Mensen houden zich niet aan hun spreektijd of brengen niet relevante onderwerpen ter sprake. Mensen raken ook snel de focus kwijt bij een lange vergadering; maar liefst 91% van de Nederlandse werknemers geeft aan weleens te dagdromen tijdens een vergadering. 73% geeft ook aan dat er ander werk gedaan wordt tijdens de vergadering. Dat is natuurlijk niet de bedoeling!

Hoe voorkom je dat? Benoem één iemand tot vergaderhoofd. Deze persoon mag ten allen tijde onderbreken en signaleren dat iets niet volgens plan gaat. Deze persoon moet ook interactie bemoedigen, zodat de vergadering levend blijft. Zo houdt iedereen zich aan zijn tijd en worden de belangrijkste elementen besproken tijdens de korte vergadering. 

Luisteren naar anderen

Vaak worden online vergaderingen zo ingedeeld dat iedereen over zijn of haar werkzaamheden mag praten. Hierdoor focus je meer op wat jezelf in de vergadering moet zeggen dan op de inbreng van anderen. Een vergadering is er voor bedoeld om inbreng van meerdere kanten tegenover elkaar te reflecteren. Deel jouw volgende vergadering eens op de volgende manier in;

Praat niet over de werkzaamheden die je de afgelopen tijd hebt gedaan, maar kijk vooruit. Kijk vooruit naar de werkzaamheden die je gaat doen en hoe je die gaat aanpakken. Als iemand anders het oneens is met jouw methode, dan hoor je het snel. Als je klaar bent met jouw praatje, luister dan goed naar inbreng van anderen. Hier kan je feedback op geven, waardoor jouw collega’s betere kwaliteit werk leveren. Dat is in ieders voordeel, toch?

Hoe vergader je staand tijdens een online meeting?

Waarschijnlijk heb je geen hoge tafel thuis waar je jouw laptop op kunt zetten. Hoe kan je dan staand vergaderen tijdens een online meeting? Wij hebben een oplossing voor jou! Een zit-/sta bureau. Hiermee kan jij zowel staand- als zittend werken. Verstel met een zit-sta bureau jouw gewenste hoogte en je kunt staand vergaderen of werken. Hierin heb jij de keuze tussen een handmatig- of een elektrisch zit/-sta bureau. Welke ga jij kiezen?

 

Staand werken doe je met een zit sta bureau van SKEPP

Staand werken doe je met een zit-sta bureau.


Bekijk nu het aanbod zit-/sta bureaus!

Hoe gaat jouw volgende vergadering eruit zien?

In dit blog heb je kunnen lezen over de stand up meeting, een methode waar iedereen staand vergaderd en efficiënter met de tijd omgegaan wordt. Met deze methode ga je beter om met de vergadertijd en ben je gelijk gezond bezig. Plan voor de volgende meeting een stand-up meeting en je zult ervaren dat het enorm goed helpt. Nu heb jij meer tijd over voor andere belangrijke werkzaamheden! 

Ook op kantoor is staand vergaderen aanbevolen, wel op 1,5 meter afstand natuurlijk. SKEPP heeft op de eigen webshop kantoormeubilair die hieraan bijdraagt. Met het vergadermeubilair van SKEPP kan je zowel staand als zittend vergaderen. Neem dus gerust een kijkje in de SKEPP webshop!

 

Is jouw volgende meeting op kantoor een stand up meeting

Is jouw volgende meeting op kantoor een stand up meeting?


Bekijk nu ons aanbod hoge vergadertafels!

Kantoorinrichting met Officeplanner

Ben je op zoek naar een nieuwe kantoorinrichting of zoek je enkel wat meubilair voor je kantoor? Ga dan voor Officeplanner! Je richt zelf virtueel je droomkantoor in of vraagt een persoonlijk inrichtingsvoorstel aan door onze Personal Designer. Daarnaast kun je ook direct meubilair bestellen in de webshop. Meer weten over de mogelijkheden van Officeplanner? Download dan gratis de brochure, lees meer over de ongekende flexibiliteit van Officeplanner en wie weet heb jij binnen no-time jouw droominrichting!

Download brochure