Efficiënt vergaderen dankzij deze 7 tips

De vergadertafel; welke vorm kies jij?

Al eens nagedacht over de vorm van jouw vergadertafel? De vorm is vaak het eerste wat mensen opvalt aan een tafel. Wil jij het energieniveau, concentratie en de verbondenheid stimuleren? Neem dan een ovalen vergadertafel. Vierkante of rechthoekige tafels wekken ook bepaalde emoties op. Ga jij voor eerlijkheid, stabiliteit, rationeel denken en discipline? Dan is een hoekige vergadertafel wat voor jouw team!

Kies jij voor een ronde, ovale of vierkante vergadertafel?

Shop jouw vergadertafel bij SKEPP!

Maak gebruik van meetingboxen

Een meeting op de planning staan, maar heb je geen aparte vergaderruimte? Een meetingbox is de oplossing! De flexibele vergaderplek is multifunctioneel. Brainstormen, belletje plegen of een meeting met je collega’s? In de meetingbox kan het allemaal. Kies de meetingbox die past bij jouw bedrijf! Meer weten over onze meetingboxen? Check onze gratis brochure. 

Neem plaats in een meetingbox!

Lees meer over de meetingboxen!

Wees niet bang voor kleur

Kleur is ontzettend belangrijk in een vergaderruimte. Van een grijze kamer wordt niemand blij, toch? Bepaalde kleuren halen specifieke emoties naar boven. Wil je een formele setting in de vergaderruimte? Dan passen de kleuren zwart, grijs en bruin daar goed bij. Kies daarnaast voor een accentkleur voor meer persoonlijkheid.Voorkeur voor meer kleur in de vergaderruimte? Maak dan combinaties van harmonieuze kleuren. Hoe zit de vergaderruimte er bij jou uit?

Durf jij te gaan voor een opvallende kleur? 

Laat je inspireren door deze kleurrijke kantoren

De voordelen van staand vergaderen

Er zijn meerdere voordelen verbonden aan staand vergaderen. Het belangrijkste voordeel aan staand vergaderen? Het bevordert je concentratie. Staand vergaderen zorgt daarnaast voor meer efficiëntie. Vergaderen zonder stoel is namelijk minder comfortabel. Tot slot is staand vergaderen een stuk gezonder, dan zitten! Heb jij al eens staand vergaderd? Nee? Probeer het eens!

Staand vergaderen; heb jij dat al eens gedaan?

Wist je dat slechts 7% van onze communicatie bestaat uit woorden. De overige 93% dan? Dat is non-verbale communicatie. Wanneer je staat kan je dus veel beter jouw boodschap vertellen. Het is gebleken dat collega’s die staand vergaderen sneller ideeën met elkaar delen. Ook eens proberen? Ga voor een bar- of statafel van SKEPP. 

“Wist je dat Nederlanders gemiddeld 8,7 uur zitten op een dag” 

Efficiënt vergaderen; 7 tips!

Is jouw vergaderruimte klaar voor gebruik? Dan begint nu het echte werk! Wij weten als geen ander hoe lastig het is om efficiënt te vergaderen. Verander eens wat gewoontes om veel productiever te worden. Lees hier 7 tips om jouw vergaderskills naar een nieuw level te brengen. 

#1 Formuleer doelen

Voordat je begint met vergaderen is het handig om doelen op te stellen. Wat is het doel van deze vergadering? Wie pakt welke actiepunten op? Schrijf deze van tevoren op. Houd ook tijdens de vergadering in de gaten of je deze doelen hebt bereikt. Aan het eind van de vergadering heb jij je doelen gehaald!

#2 Stel een agenda op

Maak van tevoren een agenda en stuur deze minimaal 1 dag van tevoren op naar de deelnemers. Zo kunnen ze de vergadering voorbereiden. Blijf je te lang hangen op 1 onderwerp? Plan de onderdelen op tijd. Dan kan je makkelijk in de gaten houden hoe lang je bezig bent met 1 onderwerp. 

Een agenda opstellen is al het halve werk!

#3 Maak een tijdschema

Zorg dat je duidelijk maakt hoe laat de vergadering start. Start de vergadering om 10.00 uur? Start dan ook om 10.00 uur! Zo voorkom je  frustratie. Late deelnemers haken wel aan. De eindtijd van de vergadering is net zo belangrijk als de begintijd. Zorg dat je een eindtijd hebt opgenomen in de agenda en rond ook af om deze tijd. Nog niet alle onderwerpen besproken? Plan dan een nieuwe vergadering voor deze onderwerpen.

#4 Stel een notulist en voorzitter vast

Tijdens de vergadering ben je vaak in opperste concentratie. Om de vergadering zo efficiënt mogelijk te laten verlopen is het slim om een notulist en voorzitter te benoemen. De voorzitter zorgt dat iedereen aan het woord komt en de agenda bewaakt wordt. De notulist maakt notities, zodat iedereen deze na de tijd kan teruglezen. Maak ook tussendoor aandachtspunten op een whiteboard, zodat iedereen dit kan meelezen.

#5 Beperk de vergadering tot relevante onderwerpen

De vooraf opgestelde agenda is leidend! Zijn er andere onderwerpen die worden aangekaart? Dan moeten deze vooraf opgenomen worden in de agenda. Heb je de agenda een dag van tevoren gestuurd? Top! Dan kunnen je collega’s nog onderwerpen inbrengen. Is de vergadering al van start? Dan wordt het lastig. Plan voor deze onderwerpen een nieuwe vergadering. 

Vergaderen mag ook best gezellig zijn!

#6 Blijven lachen!

Een vergadering wordt zo wel erg serieus, maar niets is minder waar! Het is ontzettend belangrijk om te blijven lachen tijdens het vergaderen. Merk je dat je collega’s aan het inkakken zijn? Gooi een grap in de groep. Dit is goed voor de sfeer en maakt het vergaderen wat leuker. Je zal merken dat na een goede lachbui er weer energie door je lichaam stroomt.

#7 Samenvatten

Tijd voor het afronden van de vergadering? Nice! Maar weet iedereen wat hem te doen staat? Check dit voordat je de vergaderruimte verlaat. Zo voorkom je misverstanden. Verdeel de taken nog waar dit nodig is. Dit is ook het moment om de volgende vergadering te plannen. Iedereen zit nog bij elkaar en je kan makkelijk wat plannen. Hier komen ook de onderwerpen weer terug waar geen tijd meer voor was tijdens deze vergadering.

Ready, set, go!

Na het lezen van deze blog kan je aan de slag met efficiënt vergaderen. Heb jij al een vergaderruimte of plek voor een meetingbox? Neem een kijkje in de webshop. Vind je het lastig om jouw vergaderruimte in te richten? Onze experts helpen je graag bij jouw kantoorinrichting! 

Neem contact op met onze experts