Veelgemaakte fouten bij de aanschaf van kantoormeubelen

  • Door Yentl Duchatteau
  • maandag 16 augustus 2021

Kantoormeubilair gaat gemiddeld 8 jaar mee. Het aanschaffen van kantoormeubelen doe je dus niet zomaar. De keuze uit bureaus, archiefkasten, vergadertafels en bureaustoelen is reuze, hoe kies je dan het juiste kantoormeubilair? Het vermijden van veelgemaakte fouten bij de aanschaf van kantoormeubelen is een goed begin. Benieuwd welke fouten zoal worden gemaakt? Lees dan snel verder.


10 veelgemaakte fouten bij de aanschaf van kantoormeubelen

1. Kantoormeubilair kopen zonder plan van aanpak

Je hebt kantoormeubelen nodig voor het inrichten van je kantoorruimte. Het liefst ga je zo snel mogelijk over op het aanschaffen van kantoormeubilair, zodat je er snel gebruik van kunt maken. Het lijkt misschien verstandig, maar dat is het niet. Maak eerst een plan van aanpak: wat heb je precies nodig? Over welke functies moet het kantoormeubilair beschikken? Hoe vaak wordt er gebruik gemaakt van de kantoormeubelen? Ook is het niet verkeerd om je collega’s te raadplegen voor input. Zij maken er immers ook gebruik van en weten precies wat zij nodig hebben voor een productieve werkdag.

Beneden 12Houd altijd rekening met de wensen en behoeften van jouw team

2. Goedkoop is duurkoop

Het kan niet vaak genoeg worden gezegd. Je denkt in eerste instantie dat je een goede deal hebt gesloten, maar is dat ook echt zo? Als die goedkope bureaustoelen maar 2 jaar meegaan, ben je dan daadwerkelijk goedkoper uit? Nee. Kies verstandig en investeer in kwalitatief kantoormeubilair. Het lijkt misschien een flinke investering, maar je krijgt er veel voor terug. Kwalitatief kantoormeubilair zorgt er namelijk voor dat je team productiever is en vermindert het ziekteverzuim. Onderaan de streep is die investering ineens een stuk kleiner.

3. Geen rekening houden met de groei van het bedrijf

Koop je kwalitatief kantoormeubilair, dan kun je er zeker 8 jaar van genieten. In 8 jaar kan veel gebeuren. Een groter kantoor, uitbreiding van het team en technologische ontwikkelingen. Denk bij het aanschaffen van kantoormeubelen niet alleen aan wat je nu nodig hebt, maar ook of dit geschikt is voor de toekomst.

4. Geen ergonomie

Er zijn niet voor niets aanbevolen richtlijnen en Europese normen als het op kantoormeubilair aankomt, zoals de (N)EN 1335 norm. Een ergonomische kantoorinrichting zorgt onder andere voor een goede werkhouding en voorkomt daarmee lichamelijke klachten. Lichamelijke klachten resulteren in minder productiviteit en ziekteverzuim, kortom alles dat wil je voorkomen. Let er bij het aanschaffen van kantoormeubilair dus op dat de kantoormeubelen ergonomisch zijn. Een verstelbaar bureau en een ergonomische bureaustoel zijn voorbeelden van ergonomisch kantoormeubilair.

Schermafbeelding 2021 08 12 om 14.52.30De stoelen hierboven zien er misschien leuk uit, maar veroorzaken al snel lichamelijke klachten. Kies daarom voor ergonomisch kantoormeubilair!

5. Verkeerde materialen

Kantoormeubilair moet niet alleen comfortabel zijn en er goed uitzien, maar ook van het juiste materiaal gemaakt zijn. Wordt het kantoormeubilair veel gebruikt en wil je het regelmatig schoonmaken? Kies dan voor materialen als (kunst)leer en polypropyleen. Let ook op de combinatie van materialen, gebruik je veel koele materialen zoals staal en beton? Wissel dit dan af met warme materialen voor een goede balans.

Jouw kantoorruimte eerst virtueel inrichten voordat je kantoormeubilair aanschaft? Maak gebruik van Officeplanner

6. Past niet bij de New Work kantoorinrichting

Een New Work kantoorinrichting houdt in dat het kantoor flexibel is ingericht, aangepast op de activiteiten. Het meubilair kan daardoor voor verschillende doeleinden worden gebruikt. Wanneer veel werknemers thuiswerken, is het belangrijk dat de sociale interactie blijft. Een New Work kantoorinrichting bestaat uit 4 werkzones. Werknemers wisselen gedurende de dag af tussen de verschillende zones.

Houdt bij het aanschaffen van kantoormeubelen rekening met de 4 werkzones: Connect, Concentrate, Cowork en Conference. Bijvoorbeeld een Connect werkzone om bij te kletsen over het weekend en een Cowork werkzone om samen te werken. Is het kantoor één open ruimte, ofwel een kantoortuin? Maak dan gebruik van roomdividers, akoestische schermen en vergaderboxen om de verschillende zones te creëren.

Meetingbox SKEPP HQ3Heb jij al een plekje gereserveerd voor een multifunctionele meetingbox?

7. Geen flexibiliteit

Door het coronavirus werkt niet iedereen meer dagelijks op kantoor. Het creëren van flexplekken is dan een logische stap. Dit houdt in dat elk bureau en elke bureaustoel voor alle teamleden geschikt moet zijn. Het bureau moet eenvoudig in hoogte verstelbaar zijn en ook de bureaustoel moet je makkelijk kunnen aanpassen. Je wilt niet iedere dag tijd verspillen aan het aanpassen van de werkplek, toch?

Met een elektrisch verstelbaar bureau passen werknemers met één druk op de knop de hoogte aan. Ook kunnen werknemers eenvoudig zittend en staand werken afwisselen, win-win! Kies je voor een ergonomische bureaustoel, dan kan ook het zitcomfort voor iedere werknemer eenvoudig worden afgesteld.

8. Geen rekening houden met levering en montage

Je hebt kantoormeubilair uitgezocht, maar heb je nagedacht over de levering en de montage? Maak hierover duidelijke afspraken. Je wilt niet voor verrassingen komen te staan en zelf onverwachts alles in elkaar moeten zetten. Bij het aanschaffen van kantoormeubelen komen vaak ook extra kosten kijken, vergeet niet om deze ook in te calculeren. Denk hierbij aan verpakkingskosten, leveringskosten en montagekosten.

9. Gegevens van kantoormeubilair niet bewaren

Het is gelukt, je hebt kantoormeubilair besteld. Het lijkt misschien overbodig, maar bewaar de bestelgegevens goed. Wil je over een tijdje extra kantoormeubelen bij bestellen vanwege de groei van het bedrijf? Dan heb je alle gegevens bij de hand en houd je dezelfde kantoorstijl in stand.

DSC09934 1Maakt jouw team gebruik van hetzelfde type bureau en bureaustoel?

10. Kantoormeubilair kopen zonder service

We hebben het al genoemd: goedkoop is duurkoop. Je wilt natuurlijk besparen waar mogelijk, maar verlies niet de service uit het oog. Is er iets mis met het geleverde kantoormeubilair? Heb je nog vragen? Of wil je eenvoudig kantoormeubelen bij bestellen? Kies dan voor een leverancier met een goede service, hier heb je later profijt van.

U Needle 7 5Bij SKEPP ben je altijd verzekerd van een uitstekende service

Twijfel? Huur kantoormeubilair

Kantoormeubilair aanschaffen is niet niks. Zoals je hebt gelezen zijn fouten snel gemaakt. Tip: maak gebruik van Officeplanner. Hiermee richt je je kantoorruimte virtueel in. Je ziet gelijk of het kantoormeubilair tot zijn recht komt. Vind je het een te grote stap om gelijk al het kantoormeubilair aan te schaffen? Dan is het huren van kantoormeubelen een bespreekbare optie in de meeste gevallen. Geniet gelijk van nieuw kantoormeubilair, zonder de hoge kosten. Hierdoor kom je erachter of de kantoormeubelen echt geschikt zijn voor jouw kantoorruimte en voorkom je een miskoop.

Hulp nodig bij het aanschaffen van kantoormeubelen?

Zie je zelf door de bomen het bos niet meer? Logisch, er is zoveel keuze op het gebied van kantoormeubilair. Onze kantoorexperts denken graag met je mee en nemen het werk uit handen. Samen bespreek je wat jouw kantoorruimte nodig heeft. Op basis van die informatie én de expertise van ons team wordt de kantoorinrichting samengesteld. En niet te vergeten: zo voorkom je de veelgemaakte fouten bij de aanschaf van kantoormeubelen.


Neem contact op!

Kantoorinrichting met Officeplanner

Ben je op zoek naar een nieuwe kantoorinrichting of zoek je enkel wat meubilair voor je kantoor? Ga dan voor Officeplanner! Je richt zelf virtueel je droomkantoor in of vraagt een persoonlijk inrichtingsvoorstel aan door onze Personal Designer. Daarnaast kun je ook direct meubilair bestellen in de webshop. Meer weten over de mogelijkheden van Officeplanner? Download dan gratis de brochure, lees meer over de ongekende flexibiliteit van Officeplanner en wie weet heb jij binnen no-time jouw droominrichting!

Download brochure