In de bestaande norm en richtlijnen voor werkplekken van de NEN wordt er geen rekening gehouden met de huidige situatie, oftewel 1,5 meter afstand, op kantoor. Daarom komt de NEN met een NEN-spec met ergonomische oplossingen voor de oppervlakte en inrichting om de verspreiding van het coronavirus tegen te gaan. De tijdelijke aanvulling op de norm geeft aanbevelingen voor specifieke situaties op kantoor, zoals dat nu geldt voor het coronavirus. Benieuwd naar de ergonomische veranderingen voor de oppervlakte en inrichting? Lees dan verder.
Wat is de NEN-spec?
De NEN-spec geeft aanbevelingen voor kantoren waar hoofdzakelijk administratieve of informatieverwerkende taken worden verricht. Het zijn dus aanbevelingen die niet verplicht zijn om door te voeren. De NEN-spec kan geactualiseerd worden naarmate er nieuwe ontwikkelingen zijn. In de NEN-spec kan je lezen over aanbevelingen voor de oppervlakte en inrichting van kantoorruimte. Aanbevelingen met betrekking tot gedragsregels en overige aandachtspunten die relevant zijn op kantoor. Het zijn allemaal adviezen om het 1,5 meter kantoor realiseerbaar te maken.
Creëer afgesloten werkplekken zodat je werknemers op 1,5 meter afstand kunnen werken.
Aantal vierkante meter kantoorruimte per werknemer
In de NEN is vastgesteld dat een werkplek tenminste uit 4 vierkante meter per persoon moet bestaan. Daar komt nu echter verandering in vanwege de maatregelen omtrent het coronavirus. In de NEN-spec is het aantal vierkante meters per persoon verhoogd, zodat werknemers in een vrije ruimte op 1,5 meter afstand van elkaar kunnen werken. Afhankelijk van de extra benodigde hoeveelheid vierkante meters bepaal je hoeveel werkplekken in het kantoor opgesteld kunnen worden:
-
4 m2 voor een medewerker op een werkplek indien er geen sprake is van een loopzone om de werkplek. De werkplek is afgeschermd door scheidingswanden of omgeven door lege werkplekken.
-
6 m2 voor een medewerker op een werkplek grenzend aan een andere werkplek die niet in gebruik is of die is afgegrensd met scheidingswanden.
-
8 m2 voor een medewerker op een werkplek die rondom vrije ruimte heeft voor passerende mensen.
Vergaderruimte
Houd in een vergaderruimte 5 m2 of meer aan per persoon. Afhankelijk van de looproutes door de vergaderruimte en vrije ruimte bij de toegang tot de vergaderruimte. Het maximum aantal personen in een vergaderruimte bedraagt 30 personen. Dit geldt ook wanneer de vergaderruimte ruimte heeft voor meer dan 30 personen.
Houd in een vergaderruimte 5 m2 of meer aan per persoon.
Vergader- en overlegruimtes in een kantoorgebouw worden gezien als een risico voor virusverspreiding via intermenselijk contact en besmetting via oppervlakken. Aanbevolen wordt om regels op te stellen voor vergaderingen en overleg. Voor overleg- en vergaderruimte geldt:
-
Nuttigen van consumpties is niet toegestaan;
-
Zorg voor desinfecterende middelen, zoals een desinfectiezuil;
-
Zorg dat tussen vergaderingen ruimte is om kruisend verkeer te voorkomen.
Stel een maximaal personen per vergaderruimte vast. Zet ook alleen zoveel stoelen in de vergaderruimte.
Looproutes in het kantoor
Om ‘veilig’ op je werkplek te komen is het verstandig om de vereiste afstand ook toe te passen in de looproutes. De breedte van een looproute door een kantoorruimte is normaal gesproken 90 cm, hierbij is geen rekening gehouden met de vereiste afstand of afscherming bij passage van andere werknemers.
Leg looproutes in het kantoor.
Zowel met eenrichting als tweerichting looproutes kan voldoende afstand bewaard worden. Bij een eenrichtings looproute wordt een minimale breedte van 2,1 meter geadviseerd. Bij tweerichtingsverkeer wordt 3 meter aangehouden, tenzij een scheidingswand tussen de looproutes worden geplaatst.
Aandachtspunten in de kantoorinrichting
Niet alleen het aantal werkplekken op kantoor is minder, ook aan de inrichting zal het een en ander aangepast moeten worden. Zodat werknemers kunnen werken in een veilige werkomgeving. Hieronder een aantal aandachtspunten voor de kantoorinrichting volgens de aanbevelingen van de NEN-spec:
-
Breng zonering aan om de ruimte rondom de werkplek of looproute duidelijk aan te geven. Gebruik hier bijvoorbeeld pijlen en cirkel stickers voor;
-
Geef daarnaast aan welke werkplekken wel of niet gebruikt kunnen worden;
-
Hygiëne is belangrijk! Plaats een desinfectiezuil bij de ingang van jouw kantoor;
-
Plaats niet meer stoelen in een vergaderruimte op basis van de berekende maximale bezetting.
Bereid je lunch en kies er vervolgens voor om deze te nuttigen op je werkplek.
Meubilair dat voldoet aan de NEN-spec
In de NEN-spec staat ook beschrijven waar meubilair aan moet voldoen om de NEN-normering te krijgen. Met ergonomisch meubilair met een NEN-normering heb jij garantie op jouw veiligheid en productiviteit. Op de SKEPP webshop is er ook meubilair te vinden met deze normering. Benieuwd naar het SKEPP meubilair met een NEN-normering? Bekijk dan snel onderstaande opties!
Hoe ga je om met de lunchpauze?
Tijdens de lunch moet je rekening met elkaar houden door voldoende afstand te bewaren. Het is misschien wat ongezellig, maar wel het meest verstandig. Kies ervoor om op je eigen werkplek te lunchen. Bij pauzeruimtes geeft de NEN-spec namelijk aan ‘Pauzeruimtes zijn een risico voor virusverspreiding via intermenselijk contact en besmetting via oppervlakken’. Aanbevelingen tijdens de pauze zijn:
-
Sta alleen zittend consumeren toe;
-
Zorg dat bij binnenkomst en vertrek de handen gereinigd kunnen worden;
-
Reinig bureaustoelen en bureaus na ieder gebruik.
Luchtverversing
De kwaliteit van de lucht op kantoor wordt voor een belangrijk deel bepaalt door de ventilatie en de lucht doorspoeling in de ruimte. In het kader van het coronavirus wordt het algemeen belang van voldoende ventilatie onderstreept. Enkele tips om voor een goede ventilatie te zorgen op kantoor zijn: zorg voor voldoende aanvoer van verse lucht, beperk bij voorkeur recirculatie. Zet ramen open voor een natuurlijke ventilatie. Besteed daarnaast aandacht aan voldoende ventilatie van alle ruimtes met een groter aantal mensen, zoals vergaderruimtes en pauzeruimte.
Werk alleen met reserveringen, zodat je het aantal mensen op kantoor beperkt.
Receptie
Beperk het fysiek contact met bezoekers. Laat bezoekers zich bijvoorbeeld registreren bij een digitale receptie. Bij registratie krijgt de bezoeker de preventiemaatregelen te lezen en moet hij deze aanvaarden, voordat de desbetreffende persoon de klant komt ophalen. Zo voorkom je de tussenkomst van receptiemedewerkers. Een andere mogelijkheid is om te werken met reserveringen. Voer bij ontvangst altijd een controlegesprek om in te schatten of er gezondheidsrisico’s zijn. Denk daarnaast na over de overhandiging van materialen en haal niet noodzakelijke middelen weg. Zodat de bezoeker zo min mogelijk in aanmerking komt.
Gebruik van trappen en liften
Een uitdaging bij de terugkeer naar kantoor kan het gebruik van de lift zijn. Hoe zorg je namelijk dat de lift veilig gebruikt kan worden? Bepaal wanneer het gebruik van de lift toegestaan is. Of stel vast hoeveel werknemers de lift tegelijkertijd mogen gebruiken. Vermijd zo veel mogelijk handcontactpunten en zet waar mogelijk deuren open. Denk bij het gebruik van de trap na over eenrichtings- of voorrang verkeer op routes zodat de 1,5 meter afstand gewaarborgd kan worden.
Voordat je werknemers weer terug naar kantoor keren, is een goede communicatie key.
BHV tijdens corona
Bedrijfshulpverleners moeten goed geïnstrueerd worden in het geval van een crisissituatie waarbij besmetting een risico is, zoals het coronavirus. BHV’ers moeten over de juiste persoonlijke beschermingsmiddelen beschikken en zoveel mogelijk afstand houden van het slachtoffer, met name ten opzichte van het gezicht.
Communiceer de vastgestelde regels duidelijk naar je werknemers.
Communicatie
Voordat je werknemers weer terug naar kantoor keren, is een goede communicatie key. Geef aan wat de nieuwe regels op kantoor zijn, zodat werknemers weten wat hen te wachten staat. Leg daarbij ook waarom de maatregelen zijn genomen. Dit verhoogt namelijk naleving van de regels. Werknemers moeten weten dat er voorlopig nog geen normale werksituatie is. Geef medewerkers voorlichting over de gedragsregels voor het gebruik van het kantoor. Evalueer samen hoe de situatie op kantoor is. Pas eventueel regels aan als daar aanleiding toe is.
Aan de slag!
De NEN-spec biedt praktische oplossingen omtrent het coronavirus. Toch komt er veel kijken bij een 1,5 meter kantoor. Denk na over het aantal vierkante meters per werknemer tot aan de looproutes op kantoor. Wil jij graag hulp bij het realiseren van het 1,5 meter kantoor? Vraag de quickscan van SKEPP aan! Wij maken samen met jou het 1,5 meter kantoor volgens de NEN-spec mogelijk!
